Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика

Предлагаем статью на тему: "бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика" с комментарием от профессионального юриста.

Бухгалтерия на аутсорсинг: с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика?

Дата публикации: 21 мая 2018 .

Мало кто знает о такой услуге как аутсорсинг. Она заключается в помощи ведения бухгалтерской отчетности, одноразовой консультации по юридическим вопросам, может помочь в подборе персонала или в пиаре компании. Но как найти достойного подрядчика и как его проверить

В переводе с английского out source – это внешний источник. Смысл аутсорсинга в том, чтобы передать сторонней компании полномочия, которые не относятся напрямую к ведению бизнеса. Чаще всего это работы вроде рекламных компаний, поддержки сетевого оборудования, обеспечение работы офиса и прочее.

Видео (кликните для воспроизведения).

Аутсорсинг – помощник в ведении бизнеса. Он максимально оптимизирует деятельность предприятия, не забирая у бизнесмена драгоценное время. Стоит учесть, что не нужно передавать функции, которые обеспечивают компании лидерство на рынке, несмотря даже на договор о конфиденциальности информации.

Передача бухгалтерских полномочий компаниям-аутсорсерам позволит не нанимать штатного сотрудника, которому нужно ежемесячно выплачивать зарплату и платить за него долги. Но при этом отчетность будет вестись высококвалифицированными сотрудниками из аутсорсинговой фирмы.

4 основных принципа надежного и качественного аутсорсинга:

  1. Понять свои желания. Перед тем, как начать искать подрядчика, нужно разобраться с желаниями. Необходимо четко осознавать, что передача бухгалтерской функции – не одноразовая услуга, а постоянное ведение. А страхование от возможных рисков с налоговой системой может быть только в том случае, если ваша компания придерживается законодательства.
  2. Конкретизация результатов. Обращаться к подрядчику нужно с обозначенной для себя целью, например, поднять рентабельность или повысить рейтинг компании. Иначе при передаче определенных полномочий аутсорсеры не смогут добиться ваших целей, а будут двигаться к другим.
  3. Проверка компании аутсорсера. Перед тем, как выбрать ту или иную фирму подрядчика, его нужно проверить:
    • отзывы в интернете – самый простой способ узнать о фирме от людей;
    • кейсы – наличие определенных навыков работы в вашей специфике бизнеса, отличный показатель для выбора данного подрядчика;
    • отзывы клиентов – самый лучший метод узнать о возможностях подрядчика.
  1. Контролирование процесса – вы в любой момент можете потребовать информацию о проведенных манипуляциях с переданной функцией. Контроль – ваше право.

Выбрать подрядчика – дело непростое. Во время заключения договора будьте внимательными, читайте мелкий шрифт, уточняйте пункты, если вам не понятно. Именно от выбранной компании аутсорсинга будут зависеть результаты.

Бухгалтерия на аутсорсинг: с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика?

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=https%3A%2F%2Ffingu.ru%2Fupload%2Fiblock%2F5f3%2Fcontable-con-una-calculadora-ejemplo-del-vector-54598695

Малый и средний бизнес в России активно ищет возможность экономить средства, и это можно сделать, сложив с себя непрофильные виды деятельности. Фингуру поможет.

Аутсорсинг (от англ. out source – внешний источник) – передача сторонней фирме функций, не относящихся напрямую к основному бизнесу. Чаще всего к аутсорсингу прибегают, когда речь заходит об обеспечении функционирования офиса, поддержке работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, безопасности и рекламных услугах.

Таким образом, это известный и широко практикуемый способ оптимизации деятельности предприятия. Чего делать категорически не рекомендуют, так это передавать на аутсорсинг те виды деятельности, которые обеспечивают ваше лидерство на рынке.

Говоря откровенно, аутсорсинг бухгалтерских задач можно отнести к одной из самых сложных форм передачи бизнес-процессов. Тем более, что речь идет о самом сокровенном для любого предпринимателя – о деньгах.

Вместе с тем только за 2015 г. объемы аутсорсинга в сфере бухгалтерского обслуживания в России выросли от 5 до 15 %. Получается, что постепенно этот тренд прокладывает себе дорогу в нашей стране.

Согласно данным Американской ассоциации управления, за 1997 год 20 % из числа 600 опрошенных фирм передали на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций.

В основу качественного аутсорсинга можно положить пять принципов:

Прежде чем приступить к активным поискам подрядчика, решите для себя, что вы хотите получить? Аутсорсинг бухгалтерских услуг не разовая акция, а серьезный стратегический шаг. Не стоит совершать опрометчивых движений только по дружескому совету или подчиняясь сиюминутному порыву. Если вы хотите застраховать себя от проблем с надзорными органами, но сами при этом не готовы полностью соответствовать текущему законодательству, то стоит еще раз взвесить все за и против.

Нет тематического видео для этой статьи.
Видео (кликните для воспроизведения).

Обозначьте для себя, какого результата хотите добиться от сотрудничества. Важно, чтобы аутсорсер понял и смог обеспечить реализацию выбранной стратегии. Учитывая большое количество факторов, в начале работы могут возникнуть определенные сложности, которые должны решать обе стороны исходя из первоначально определенных приоритетов.

Вот лишь некоторые из возможностей, которые может дать передача бухгалтерских функций:

  • защита от ошибок штатного персонала;
  • контроль применения денежных, человеческих и материальных ресурсов фирмы;
  • внедрение электронного документооборота;
  • расчет налоговой базы всех форм;
  • обеспечение безопасности расчетов;
  • подготовка и передача отчетности в ИФНС;
  • подготовка и передача отчета по зарплате в налоговые органы, пенсионный фонд и фонд социального страхования.

Перечень может быть продолжен, но не факт, что вам потребуются все преимущества сразу – четко обрисуйте границы своих запросов.

При поиске и выборе компании-аутсорсера можно ориентироваться на несколько позиций.

Компании этой отрасли чаще всего ищут клиентов за счет продвижения в интернете. Посмотрите сайт компании, корпоративный блог и страницы в социальных сетях. Насколько активно компания ведет себя в сети? Отвечает ли на комментарии, как негативные, так и позитивные? Вовлекает ли аудиторию, чтобы заинтересовать своей работой?

Читайте так же:  Особенности налогообложения выходного пособия при увольнении

Если вы работаете в какой-то специфичной отрасли, например, торговле или оказываете медицинские услуги, то наличие у компании опыта обслуживания подобных клиентов хорошее преимущество, на которое стоит обратить внимание.

  • Мнения реальных клиентов.

Не постесняйтесь связаться с кем-то из реальных клиентов и обсудить, насколько они довольны сотрудничеством с действующим подрядчиком.

Все ваши требования и условия будут прописаны и зафиксированы на бумаге, и всегда велик соблазн переложить всю вину и ответственность на подрядчика, но учтите – этот простой путь далеко не самый эффективный. Компания-аутсорсер в свою очередь будет пристально смотреть на вашу компетентность, чтобы понять насколько она сможет справиться со своими обязанностями.

Ответственность понятие обоюдное: если вы или ваши сотрудники не имеете привычки хранить необходимые первичные документы, то никто не спасет вас от собственной халатности.

Среди объективных трудностей при составлении договора на первом месте отсутствие нормативной базы. Руководствоваться придется общероссийским законодательством, так что читайте каждый пункт и не стесняйтесь спрашивать и консультироваться. А заключив соглашение, регулярно проверяйте состояние документов и предоставляемых отчетов.

Изучив разные отзывы о бухгалтерии на аутсорсинге, можно заключить, что российские предприниматели зачастую делают выводы, не имея опыта сотрудничества с компаниями этой сферы. Однако не стоит сгущать краски. На данный момент это довольно развитая ниша бизнес-услуг, так же, как юриспруденция или деловые консультации: компании, которые не станут прибегать к аутсорсингу только из-за того, что таково последнее увлечение топ-менеджмента, смогут превратить его в эффективный инструмент.

Впервые опубликовано на ipinform.ru

Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса

Передача бухгалтерии на аутсорсинг: 6 вопросов, чтобы не ошибиться при выборе партнёра

Вадим Зарецкий – о том, что необходимо выяснить в первую очередь у возможного аутсорсинг-подрядчика по ведению бухучёта

  • 1С:Бухгалтерия
  • 1С-Коннект
  • Битрикс24
  • Пакет Microsoft Office

Многие небольшие компании для ведения бухгалтерии предпочитают не нанимать собственного бухгалтера, а передавать эту функцию на аутсорсинг специализированной фирме. Если подрядчик выбран правильно, то это экономит время, нервы и деньги. Но если вы ошиблись в выборе, то это может принести компании множество проблем. О том, как не ошибиться в выборе партнёра-аутсорсера и какие вопросы ему обязательно нужно задать до заключения договора, рассказал директор фирмы «ЗУБР Текнолоджис» Вадим Зарецкий.

Вадим Зарецкий, владелец и директор компании «ЗУБР Текнолоджис» , специализирующейся на внешнем бухгалтерском обслуживании и автоматизации предприятий на базе программных продуктов фирмы «1С». В IT-бизнесе с 1992 года. Начинал карьеру как инженер-программист, руководил отделами в Центре информационных технологий и программных средств Министерства экономики Республики Беларусь, в Республиканском вычислительном центре концерна «Белресурсы». После переезда в Москву в 2004 году работал руководителем проектов в одной из крупнейших компаний-партнеров 1С, 2,5 года руководил департаментом в компании-разработчике. В 2010 году запустил собственный бизнес.

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=https%3A%2F%2Fbiz360.ru%2Fupload%2Fmedialibrary%2Fd29%2Fd29704f50f7371b256b910f0ac348c56

Во многих аутсорсинговых компаниях зачастую всю работу с компанией-клиентом ведёт один-единственный человек. Он принимает «первичку» у клиента, он же её ввводит и сам себя проверяет, он считает зарплату, готовит кадровые приказы, формирует и сдаёт отчетность. Этакий «универсал восьмидесятого уровня». Понятно, что работающих бизнес-процессов, обеспечивающих приемлемые стандарты качества, при таком подходе создать не получится. Регламенты, обеспечивающие порядок в делах, в таких компаниях даже если и существуют, то контролировать их выполнение некому.

В какие сроки, кто и как будет принимать у вас первичные документы? В какие сроки и кем эти документы будут обрабатываться? Когда нужно будет предоставлять данные для расчёта сумм аванса и заработной платы? Кто и в какой день будет согласовывать с вами отчётность и суммы отчислений в бюджет? К кому можно обращаться с возникающими вопросами и за помощью?

Если аутсорсер сможет для вас формировать такие графики на каждый месяц, и вы будете знать ответы на эти вопросы – прекрасно! Если же нет – задумайтесь, как он собирается обеспечивать своевременность выполнения всех работ?

Да, есть руководители компаний, которым вся эта «внутренняя кухня» совершенно не интересна: главное, чтобы в бухгалтерской базе был порядок и не было штрафов, а как подрядчик этого добивается – его проблемы. Как показывает наш опыт, такой подход может принести директору много неприятных неожиданностей. Если не получить ответы на приведённые выше вопросы, с высокой долей вероятности можно прогнозировать, что ваша «первичка» будет теряться, зарплата выплачиваться с опозданием, а бухгалтер аутсорсера будет преподносить не очень приятные «сюрпризы». Например, одним прекрасным утром вам сообщат сумму налога к уплате, к которой ни вы, ни остаток на вашем расчётном счету, не готовы. Как следствие всего этого – штрафы, пени за просрочку и неприятные разбирательства с налоговым органом или с пенсионным фондом.

Кстати, о бухгалтере, который один ведёт ваш учёт. Ему приходится выполнять работы, требующие разной квалификации. Например, с вводом данных в базу справится и оператор, знакомый с основами бухучёта и работы в программе. Его услуги должны обходиться гораздо дешевле, чем работа квалифицированного главного бухгалтера с 10-летним опытом работы.

Но оплачивать все работы вам придётся по самой высокой ставке, т.е. по расценкам работы опытного бухгалтера. Кроме того, с тем количеством задач, которые необходимо решать, одному человеку справиться бывает очень сложно: очень часто кроме вашей компании этот человек ведёт ещё десятка полтора фирм.

Замечательно, если подрядчик берет на себя риски, связанные с оплатой возможных штрафных санкций, которые случились по его вине. И то, что он готов компенсировать вам расходы за свои ошибки, обязательно должно быть зафиксировано в договоре. На практике это означает, что заказчик имеет дело с высокопрофессиональными специалистами, работающими по определённой технологии, которые сознательно берут на себя подобные риски – чтобы клиент был уверен в качестве их работы.

Если вам ответят, что она будет находиться в компьютере бухгалтера или в сети компании-аутсорсера, то это значит, что – как минимум – у вас не будет оперативного доступа к базе и контроля реальной работы аутсорсера.

Читайте так же:  Какие бывают виды зарплаты

Если компания без дополнительных просьб и вопросов со стороны заказчика предоставляет ему доступ в базу, то это может считаться определённым «знаком качества» и признаком надёжности.

Понимаю, что многие начинающие руководители добровольно откажутся от возможности доступа к своей базе, дескать, я в этом всё равно ничего не понимаю, чего впустую тратить время. Но доступ всё-таки необходимо иметь, поверьте моему опыту. Это позволит отслеживать хотя бы сдачу отчётности – ведь никто не снимает с директора ответственности за ведение учёта в его компании. В противном случае может возникнуть ситуация, когда по заверениям аутсорсера «всё хорошо, прекрасная маркиза», но на самом деле в вашу базу вообще не вводятся данные, а недобросовестный аутсорсер сдаёт в налоговые органы «нулевую» отчетность.

Рано или поздно это выплывает наружу, но только тогда, когда органы начинают присылать требования и блокируют счета, т.е. когда предотвратить такую ситуацию уже поздно.

Если такой пункт не указан в договоре, вероятнее всего, вам предстоит дополнительно потратить приличные суммы на то, чтобы новый бухгалтер или аутсорсер вводил остатки по счетам или даже определенный объём документов в новую базу. Бывали случаи, когда увольняющийся приходящий бухгалтер требовал отдельную сумму за предоставление клиенту его базы. Поэтому если вам говорят, что по окончании договора вам передадут только оборотно-сальдовые ведомости – подумайте, что вы с ними будете делать дальше и стоит ли пользоваться услугами такой компании?

Понятно, что ценообразование должно быть прозрачным. Но как эта самая прозрачность должна выглядеть в реальности? Заказчик должен чётко понимать, как формируется стоимость услуг аутсорсера, от каких показателей она зависит – например, от числа обрабатываемых документов, сотрудников в штате, хозяйственных операций и т.д. Если аутсорсер не может быстро и внятно объяснить, сколько будет стоить его работа при изменении тех или иных условий – вероятно, он в начале разговора просто на глазок оценил толщину вашего кошелька. Проблема такого подхода в том, что вы не сможете прогнозировать свои затраты на ведение учёта при изменении вашей деловой активности. Если же в договоре чётко прописано, что и сколько будет стоить – такой проблемы не возникнет.

Разумеется, срок работы компании на рынке не является определяющим фактором при выборе. Но работать с компанией-аутсорсером, которая только вчера сделала себе печать, значит, с большой долей вероятности сознательно увеличивать риски. Даже если в ней работают очень хорошие специалисты, им нужно время, чтобы, как минимум, сработаться друг с другом.

Конечно, никто не гарантирует, что выбранная вами на основе наших рекомендаций компания будет качественно выполнять работу и останется партнёром на долгие годы. Но то, что вы значительно уменьшите свои риски при выборе – это абсолютно точно.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг: плюсы и минусы подхода

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=https%3A%2F%2Fqpicture.ru%2Fimages%2F2017%2F05%2F31%2Fzzzistock5

Ведение бухгалтерского учета сторонней организацией может помочь снизить финансовые риски и сократить издержки.

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=https%3A%2F%2Fqpicture.ru%2Fimages%2F2017%2F05%2F31%2Fzzzistnen

Аутсорсинг может быть как полный, так и выборочный. Последнее означает передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчета заработной платы, подготовки статистической отчетности и т.п.

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=https%3A%2F%2Fqpicture.ru%2Fimages%2F2017%2F05%2F31%2Fistock5365

Стоимость на услуги аутсорсинга бухгалтерии зависит, как правило, от применяемой системы налогообложения, количества операций за период, оборотов компании.

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=https%3A%2F%2Fqpicture.ru%2Fimages%2F2017%2F05%2F31%2Fistock5095

В случае передачи бухучета на аутсорсинг ответственность за причинение вреда, ошибки, утерю документов обычно несет компания-аутсорсер.

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=https%3A%2F%2Fqpicture.ru%2Fimages%2F2017%2F05%2F30%2Fistocktft

При выборе организации для бухгалтерского аутсорсинга стоит обратить внимание на имеющийся опыт работы, сложившуюся репутацию на рынке, наличие дипломов и сертификатов, а также на оказываемый аутсорсером спектр услуг.

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=https%3A%2F%2Fqpicture.ru%2Fimages%2F2017%2F05%2F31%2Fistock5027

Некоторые консалтинговые компании оказывают широкий спектр услуг по финансовому и бухгалтерскому аутсорсингу.

Передача части бухгалтерских функций, а тем более бухгалтерского учета полностью на аутсорсинг — серьезный шаг для любой компании. Поэтому руководитель должен четко понимать все преимущества и недостатки такого решения. Законодательно возможность передачи бухгалтерии на аутсорсинг закреплена в части 3 статьи 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 года в редакции от 23 мая 2016 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Слово «аутсорсинг» образовано из двух английских слов — out sourse, которые дословно переводятся как «внешний источник», при этом в своем нынешнем значении аутсорсинг подразумевает передачу части функций и задач сторонней компании.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения бухгалтерского учета организации сторонним специалистам. Делается это для оптимизации бизнес-процессов — компания получает возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить финансовые риски и, что немаловажно, сократить финансовые затраты.

Иногда аутсорсинг бухгалтерии путают с привлечением внештатного бухгалтера. Это в корне неверно, поскольку аутсорсинг представляет собой передачу регулярных функций, а внештатный бухгалтер в основном выполняет эпизодические задачи.

В России первые компании, оказывающие услуги по профессиональному бухгалтерскому аутсорсингу, появились в начале 2000.

Появление и стремительное развитие рынка услуг бухгалтерского аутсорсинга в России было вызвано необходимостью компаний с иностранным капиталом вести отчетность по международным стандартам. На сегодняшний день услугами аутсорсинга пользуются множество организаций любых форм собственности, размера и сферы деятельности — от стартапов и малого бизнеса до крупных предприятий и компаний-нерезидентов.

Если верить статистическим данным, в 2011 году почти 44% всего аутсорсинга учетных функций приходились именно на бухгалтерский аутсорсинг. В финансовом выражении этот показатель варьировался от $5 млн до $10 млн.

Согласно последнему рэнкингу в области аутсорсинга учетных функций от агентства «Эксперт РА», по сравнению с 2014 годом на этом рынке наблюдается умеренный рост — 6%, при этом суммарные доходы участников составили 8,5 млрд рублей.

Наиболее существенный рост суммарной выручки наблюдается как раз в сфере аутсорсинга ведения бухгалтерского и налогового учета. По итогам 2015 года ее прирост составил 8%, а объем — 4 млрд рублей. В условиях кризиса компании стремятся перейти на внешнее обслуживание, чтобы получить гарантированно качественный бухучет и снизить финансовые затраты. Еще один фактор, положительно влияющий на развитие бухгалтерского аутсорсинга, — постоянное усиление администрирования в сфере налогов. Государство регулярно усложняет учет и отчетность, увеличивает штрафы даже за незначительные ошибки. Это приводит к тому, что компании и индивидуальные предприниматели стремятся снизить риски и начинают искать надежных поставщиков бухгалтерских услуг.

Читайте так же:  Как в сбербанк онлайн оплатить транспортный налог

За год практически не изменились объемы выручки в сфере аутсорсинга подготовки отчетности по российским правилам бухгалтерского учета. Темп роста составил около 1%, а объем доходов участников обозначенного ранее рэнкинга — около 512 млн рублей. Повышенным спросом пользуется услуга по электронной сдаче отчетности в налоговую инспекцию.

Что касается отраслевой структуры, то основной потребитель услуг бухгалтерского аутсорсинга — это сегмент торговли. Именно здесь сосредоточена максимальная часть доходов аутсорсинговых компаний — 25% или 1,4 млрд рублей. Сюда входят услуги по аутсорсингу бухгалтерского и налогового учета — 908,5 млн рублей, по расчету заработной платы — 220,5 млн рублей, подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности — 100,2 млн рублей.

На втором месте находится сектор нефтяной и нефтегазовой промышленности — 490 млн рублей. Далее следуют финансовый сектор — 330,1 млн рублей, электроэнергетика — 308,2 млн рублей, строительство — 234,6 млн рублей.

Условно можно выделить четыре вида бухгалтерского аутсорсинга:

Выбор того или иного способа бухгалтерского аутсорсинга зависит от специфики деятельности компании, ее финансовых возможностей и степени готовности перейти на удаленное бухгалтерское обслуживание.

Передача бухгалтерских услуг на аутсорсинг имеет ряд существенных преимуществ перед наличием штатного бухгалтера или внештатного приходящего сотрудника:

Снижение затрат на содержание бухгалтерии. Для работы даже одного штатного бухгалтера требуется оборудованное рабочее место, предполагающее наличие компьютера, телефона и другой оргтехники, покупку и установку бухгалтерских программ.

При аутсорсинге у специалиста уже имеется все необходимое, включая программное обеспечение, а значит, лишних затрат не последует.

Штатный сотрудник всегда вправе рассчитывать на выплату заработной платы, независимо от его присутствия на рабочем в месте в тот или иной момент (отпуск, декрет, больничный и так далее). Кроме того, необходимо постоянно платить налоги и зарплату. Например, при заработной плате главного бухгалтера в 50 000 рублей необходимые отчисления в ПФР и ФСС составят 17 000 рублей, а налог на доходы физических лиц — еще 6500 рублей. При расходах на аутсорсинг, равных тем же 50 000 рублей, выгода очевидна, поскольку за удаленного бухгалтера платить отчисления компания не обязана. Это делает та фирма, в которой бухгалтер числится штатным сотрудником.

Еще один пункт снижения затрат — возможность вписать услуги организации-аутсорсера в расходы, НДС в этом случае принимается к вычету.

Переход на аутсорсинг способен снизить затраты в среднем на 25–30%.

Качество услуг. Поскольку в компаниях, специализирующихся на предоставлении бухгалтерских услуг, все бизнес-процессы давно уже отработаны, то и решение как сложных, так и рутинных вопросов происходит гораздо быстрее. При этом аутсорсер предлагает своему клиенту одновременную поддержку нескольких специалистов, находящихся у него в штате: юристов, специалистов по налоговому праву и трудовому законодательству. Для повышения качества работа специалиста, ведущего учет, контролируется и проверяется начальником отдела и аудитором внутреннего контроля.

Оперативное реагирование на изменение законодательства и владение современными пакетами правовых и бухгалтерских программ также повышают качество оказываемых услуг и гарантируют правильное и своевременное оформление и ведение отчетности.

Если говорить о приходящем бухгалтере, то у него, как правило, нет таких возможностей, а иногда и времени для качественного решения задач, поставленных перед ним клиентом.

Ответственность за результат. В случае передачи бухучета на аутсорсинг компания защищена положениями договора, по которому аутсорсер несет ответственность за причинение вреда при оказании бухгалтерских услуг в результате ошибок, упущений, утраты и повреждения документов, непреднамеренного нарушения законодательства. Обычно в грамотно составленном договоре всегда прописаны нюансы взаимодействия заказчика и компании-исполнителя. Как правило, аутсорсер берет на себя все риски по возмещению ущерба от уплаты всех штрафов и пеней, наложенных налоговой инспекцией, поэтому он заинтересован в исключении любой возможности их возникновения.

Компании, имеющие собственного бухгалтера, не застрахованы от уплаты штрафов и других санкций по причине его ошибок и недостаточной квалификации. То же самое касается и приходящего бухгалтера — все риски компания несет самостоятельно.

Конфиденциальность. Поскольку аутсорсер и его клиент являются бизнес-партнерами, чьи интересы должны совпадать, то между ними заключается соглашение о сохранении в тайне любой информации, полученной в связи с исполнением договора, во избежание потерь и нанесения ущерба интересам клиента. В целях обеспечения конфиденциальности могут использоваться различные варианты взаимодействия, исключающие утечку информации.

В случае с приходящим бухгалтером эта проблема является наиболее серьезной, поскольку у него нет заинтересованности в процветании и развитии конкретной фирмы. Как правило, такой бухгалтер ведет учет в нескольких организациях и есть вероятность того, что информация будет передана конкурентам.

Так или иначе, преимущества бухгалтерского аутсорсинга, особенно их экономическая составляющая, уже давно оценены ведущими мировыми компаниями. Например, у известной British Petroleum контракт на услуги аутсорсинга бухгалтерии, заключенный еще в 2002 году, действителен по сей день.

При несомненных преимуществах бухгалтерского аутсорсинга следует знать и о связанных с ним рисках:

  • Риск потери репутации. Он может быть связан с неудовлетворительным оказанием услуг компанией-аутсорсером.
  • Риск утечки информации. При передаче учетных функций сторонней организации, так или иначе, существует проблема безопасности, связанная с утратой конфиденциальности.
  • Операционный риск. Также может быть вызван некомпетентностью аутсорсера или использованием им несовершенных технологий.
  • Риск снижения оперативности реагирования. В некоторых случаях возможно запоздалое реагирование на появление проблем в бухучете.
  • Кадровый риск. С 1 января 2016 года заемный труд бухгалтера запрещен законом, а сфера применения аутстаффинга существенно ограничена. Правомерным в настоящее время остается только классический бухгалтерский аутсорсинг.

Чтобы избежать возникновения этих рисков, рекомендуется очень тщательно подходить к выбору компании-аутсорсера, а при заключении договора на обслуживание учитывать в нем все возможные нюансы.

Цена на услуги аутсорсинга бухгалтерии в разных компаниях может формироваться по-разному. Наиболее распространенным способом является расчет стоимости в зависимости от системы налогообложения и количества хозяйственных операций в периоде. Обычно за расчетный период принимается один месяц (см. таблицу 1).

Читайте так же:  10 самых выгодных кредитов 2019 года

Таблица 1. Примерная стоимость услуг по ведению бухгалтерского учета (аутсорсинг)

Переходим на аутсорсинг: как избежать ошибок при оформлении договора

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.garant.ru%2Ffiles%2F5%2F1%2F638815%2Fclose-up-of-two-men300

В настоящее время компании стараются как можно рациональнее подходить к осуществлению своих бизнес-процессов. В связи с этим такие инструменты, как аутсорсинг, лишь набирают популярность. Однако прежде чем заключить с другой организацией договор о передаче той или иной функции, стоит знать, с какими ошибками можно при этом столкнуться и как их избежать. Кроме того, с 1 января 2016 года заемный труд (аутстаффинг) в России будет официально запрещен (ст. 5 Федерального закона от 5 мая 2014 г. № 116-ФЗ “О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации”, далее – закон № 116-ФЗ). Отразится ли такой запрет на аутсорсинге и как оформить договор, чтобы избежать сходства с договором на аутстаффинг? Разберемся во всем по порядку.

Нюансы оформления договора об аутсорсинге

Об особенностях налогообложения по договору возмездного оказания услуг узнайте в “Энциклопедии решений. Налоги и взносы” интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите бесплатный доступ на 3 дня!

К договору об аутсорсинге применяются общие правила о договоре возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). Одними из наиболее важных условий, которые следует внести в такой договор, являются:

  • перечень оказываемых услуг;
  • сроки предоставления информации и результатов работы;
  • ответственность исполнителя и заказчика;
  • условия расторжения договора.

Рассмотрим каждое из этих условий подробнее.

Перечень оказываемых услуг. При заключении договора об аутсорсинге необходимо максимально полно описать провайдеру все процессы, так или иначе связанные с функцией, которую компания планирует ему передать, и заранее перечислить все задачи исполнителя. Директор по работе с клиентами BDO Unicon Outsourcing Галина Шаблинская уточняет: “Если в ходе сотрудничества выяснится, что компании необходимы, например, дополнительные отчеты, донастройка учетной системы, которая ранее не была оговорена, и другие услуги, – все они будут оплачиваться как дополнительные, потому что изначально не входили в договор. Если же заранее максимально подробно обсудить все с провайдером, то всегда можно довольно четко планировать свои затраты на аутсорсинг даже при необходимости масштабирования бизнеса”.

Аутсорсинг – передача организацией на основании договора определенных бизнес-процессов на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

Аутстаффинг (заемный труд) – осуществление работником по распоряжению работодателя труда в интересах и под контролем юридического или физического лица, не являющихся работодателем данного сотрудника.

Договор возмездного оказания услуг – договор, по которому исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (юридические, бухгалтерские, аудиторские, консультационные, информационные и т. д.), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (ст. 779 ГК РФ). Этот договор следует отличать от договора подряда, который регулирует права и обязанности сторон, связанные, как правило, с изготовлением или переработкой (обработкой) той или иной вещи, выполнением строительных работ и др. (ст. 702-703 ГК РФ).

Ключевая ошибка при заключении договора аутсорсинга – это нечеткое определение объема оказываемых услуг, формально составленные технические задания, формулировки, допускающие двоякое понимание прав и обязанностей сторон (например, если указать в договоре, что исполнитель проводит экспертизу заключаемых заказчиком договоров с контрагентами и представляет его интересы в суде, то в рамках такого договора уже нельзя требовать от аутсорсинговой организации оказания консультационных услуг по вопросам корпоративного права или участия в урегулировании конфликтов с работниками компании).

ОБРАЗЕЦ

Образец договора об аутсорсинге

“Если предмет договора согласован весьма и весьма в общем плане, то не следует ожидать, что исполнитель будет надлежащим образом исполнять свои обязательства по договору. Поэтому, чтобы не терять контроль над организацией при передаче ряда ее функций на аутсорсинг, необходимо, прежде всего, организовать систему контроля над действиями аутсорсеров. В частности, путем оформления периодического отчета. При необходимости, требовать (прописав это в договоре на аутсорсинг) проведения совместной сверки по работам и услугам, которые исполнитель оказывает или оказал”, – комментирует руководитель департамента финансового аутсорсинга компании Intercomp Светлана Золотарева.

Добавить в договор дополнительные условия можно с помощью дополнительного соглашения, подписанного обеими сторонами. При этом желательно заранее определить в договоре об аутсорсинге порядок оформления такого соглашения.

Сроки предоставления информации. Четко описанные сроки предоставления услуги позволяют и заказчику и аутсорсинговой компании избежать разногласий. При этом важно проработать и зафиксировать сроки для обеих сторон – в случае возникновения сложных ситуаций всегда легко будет установить, из-за кого возник простой в работе и кто несет за это ответственность. “Задержка отчета могла произойти не по вине аутсорсинговой компании, а из-за того, что сотрудники клиента не передали вовремя необходимую информацию”, – добавляет Галина Шаблинская.

Ответственность сторон. Сложности при взаимодействии с аутсорсинговой компанией чаще всего возникают в том случае, когда в момент заключения договора стороны недостаточно хорошо проработали зоны своей ответственности (например, в договоре не определена ответственность исполнителя за нарушение установленных сроков или не указана обязанность заказчика предоставить всю необходимую информацию по запросу аутсорсинговой компании). В связи с этим необходимо заранее определить все зоны и пределы ответственности как для заказчика, так для исполнителя (можно прописать, например, что исполнитель обязан уведомить заказчика о невозможности выполнить ту или иную задачу в установленный срок – в противном случае он будет обязан выплатить заказчику неустойку в указанном в договоре размере).

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.garant.ru%2Ffiles%2F5%2F1%2F638815%2Fgalina-shablinskaya100

Галина Шаблинская, директор по работе с клиентами BDO Unicon Outsourcing:

“Необходимость установки KPI при работе по аутсорсинговой модели – вопрос спорный. Международный аутсорсинг движется в этом направлении и западные компании активно используют KPI, сотрудничая с провайдерами аутсорсинговых услуг, но в России ситуация совсем другая. Мы, например, встречаем требования к KPI только у своих международных заказчиков. Но в российских реалиях они все равно остаются скорее формальностью. Не всегда корректно устанавливать ключевые показатели эффективности, если мы говорим об оказании услуг: у нас есть исходные данные и мы, как аутсорсинговая компания, понимаем, какого результата от нас ожидает заказчик, а вся промежуточная часть лежит в зоне нашей ответственности. Если при этом заказчик будет требовать увеличения производительности конкретных участников проекта, это может сказаться на общем качестве предоставления услуги. Поэтому иногда правильнее будет обойтись SLA [Соглашение об уровне предоставления услуги. – Ред.]”.

Читайте так же:  Как можно продать купленный за материнский капитал дом

Аутсорсинг и запрет на заемный труд

С 1 января 2016 года заемный труд в России будет официально запрещен (ст. 5 закона № 116-ФЗ). В связи с этим возникло немало споров относительно того, подпадет ли под запрет аутсорсинг и в какой мере на нем отразится такой запрет.

МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.garant.ru%2Ffiles%2F0%2F7%2F620270%2Fsuccessful-businessmen300

Подробнее о заемном труде в России и будущих изменениях в части его регулирования читайте в материале “Дистанционный труд и аутстаффинг: экономим бюджет компании”.

“Стоит отметить, что о полном запрете лизинга персонала речи не идет. Запрет коснется в большей степени недобросовестных работодателей, использовавших аутстаффинг для уклонения от своих обязательств перед сотрудниками. Например, это могут быть организации, имеющие опасное производство, которые экономили на льготах и дополнительных выплатах персоналу, официально у них не оформленному”, – убеждена Галина Шаблинская.

Вместе с тем эксперт подчеркивает, что аутстаффинг и аутсорсинг – это две абсолютно разных модели. В первом случае речь идет об “аренде” конкретных специалистов. При этом сотрудники находятся на территории компании-заказчика, но работодателем для них является организация-исполнитель. Во втором случае компания платит за услугу. Если максимально упростить, то при аутсорсинге юридических функций заказчик покупает не конкретного юриста, а процесс юридического сопровождения деятельности компании, – сколько человек и кто конкретно будет при этом вовлечен в процесс со стороны аутсорсинговой организации, заказчика не волнует. Главное, помнить, что компания-исполнитель обязана оказать услуги лично, то есть без привлечения других организаций, если иное не предусмотрено договором (ст. 780 ГК РФ).

Кроме того, в договоре об аутсорсинге, в отличие от договора об аутстаффинге, отсутствует информация о графике работы сотрудников, размере их заработной платы, других условиях работы или каких-либо требованиях к подбору персонала. Исключения составляют требования о наличии в аутсорсинговой компании специалистов, имеющих определенную квалификацию или сертификаты. Однако эта информация может быть указана как в договоре, так и в требованиях к поставщику во время проведения тендера (в том случае, если он проводится заказчиком).

Еще одно отличие между аутсорсингом и аутстаффингом – это границы ответственности. В первом случае исполнитель отвечает за качество услуг (требования к качеству, конкретный измеримый результат и т. д.). Во втором случае исполнитель не несет никакой ответственности за результат работы наемных специалистов – он отвечает только за налаженный процесс оформления трудовых отношений, своевременную выплату сотрудникам заработной платы и соблюдение других требований трудового законодательства.

Таким образом, закон № 116-ФЗ никаким образом не затрагивает аутсорсинговые компании и не влияет на их деятельность. Все эти различия следует обязательно иметь в виду при заключении договора. “В идеале при оформлении договора об аутсорсинге необходимо избегать формулировок, которые свидетельствуют о том, что персонал исполнителя будет оказывать услуги заказчику на его территории. Например, при оказании услуг по бухгалтерскому обслуживанию работники исполнителя работают у своего работодателя, заказчик лишь предоставляет необходимые документы”, – рассказывает Светлана Золотарева.

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.garant.ru%2Ffiles%2F5%2F1%2F638815%2Fliliya-hakimova100

Лилия Хакимова, руководитель отдела юридических услуг BDO Unicon Outsourcing:

“В большинстве случаев в соглашении фигурируют только ключевые контактные лица или сотрудники, ответственные за те или иные участки проекта. В целом же в таких документах не указывается полный список сотрудников аутсорсинговой компании, которые будут оказывать услугу, или их количество – этот список может меняться в ходе работы и заказчик зачастую вообще не интересуется этим вопросом, ему важен только результат. При этом если для компании-заказчика это критично, она может закрепить за собой в договоре конкретную рабочую группу – список лиц, которые будут оказывать ей услуги. В таком случае указать, что все эти сотрудники работают в офисе исполнителя, следует обязательно”.

Консультирование и проведение совместных встреч, как правило, осуществляется на территории аутсорсинговой организации, но нередко специалисты направляются к заказчику (например, для сбора необходимой информации). При этом они не подчиняются внутреннему трудовому распорядку, действующему у компании-заказчика. Квалифицировать это как заемный труд нельзя. “Естественно, в договоре об аутсорсинге должно быть условие о том, что данный работник не выполняет распоряжения заказчика, а просто собирает документы”, – уточняет Светлана Золотарева.

Стороны также могут внести в договор условие о проведении встреч с участием специалистов аутсорсинговой компании на территории заказчика – причины, продолжительность и частота таких встреч должны быть четко обозначены. “В договорах с нашими клиентами мы всегда отдельно описываем услугу выездной проверки документов (если эти документы хранятся в архиве на территории заказчика) или указываем, что специалист нашей компании должен с определенной частотой встречаться с ключевыми лицами заказчика (например, для получения всех необходимых подписей на документах, содержащих конфиденциальную информацию и персональные данные, которые мы не можем отправлять почтой или курьерской службой). Во всех договорах мы, кроме того, оговариваем возможность и частоту проведения совещаний с личным присутствием сотрудников и конференц-звонков”, – дополняет Лилия Хакимова.

Таким образом, компаниям, передающим или планирующим передать на аутсорсинг часть бизнес-процессов, не следует волноваться, что на подобной услуге отразится запрет на заемный труд. Главное, учесть все нюансы и правильно оформить договор с аутсорсинговой компанией.

Изображение - Бухгалтерия на аутсорсинг с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика 23423422330
Автор статьи: Виталий Потрясов

Позвольте представиться. Меня зовут Виталий. Я уже более 12 лет занимаюсь правоведением и юридическими наукам. Я считаю, что в настоящее время являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести в удобном виде всю нужную информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 6

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here