Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году

Предлагаем статью на тему: "как правильно вести кассовую книгу в 2019 году" с комментарием от профессионального юриста.

Кассовая книга КО-4: как правильно вести и исправлять в 2019 году (образец)

Кассовая книга является неотъемлемым элементом учета денежных средств. В ней фиксируются операции поступления и выбытия наличности из кассы. В статье рассмотрим требования к заполнению кассовой книги.

Книга КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись “В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов”. Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Видео (кликните для воспроизведения).

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки “Остаток на начало дня”.

Кассовую книгу можно вести на бумаге или в электронном виде.

Листы кассовой книги на бумаге нумеруют, прошнуровывают и опечатывают на последней странице. Записи в такой книге делайте в двух экземплярах через копировальную бумагу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир:

  1. подсчитывает итог операций за день
  2. определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня
  3. передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера

Если вы ведете кассовую книгу на компьютере, то в конце рабочего дня все листы книги нужно распечатать и завизировать.

Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. А потом ставит свою подпись в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.

  1. Разрешается вести только одну кассовую книгу.
  2. Кассир делает записи в кассовую книгу сразу же после совершения операции, будь то поступление или выбытие наличных денежных средств.
  3. Выбытие и поступление наличных денежных средств оформляются ордерами или другими документами, заменяющих их.
  4. Подчистки и неоговоренные исправления неточностей в кассовой книге строго запрещены.
  5. Исправления должны быть заверены подписями кассира и главного бухгалтера (лица его заменяющего).
  6. В конце рабочего дня кассир должен посчитать итоги операций за день, вывести остаток на следующее число и передать в качестве отчета в отдел бухгалтерии второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку (в кассовой книге).
  7. Выдача наличности из кассы, не подтвержденная подписью получателя в кассовом ордере или ином документе его заменяющем, считается недостачей.
  8. Поступление наличных денежных средств без оформления приходного кассового ордера признается излишком.
  9. Записи в кассовой книге ведут в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.
  10. Второй экземпляр листа кассовой книги (отчет кассира) должен быть отрывным.
  11. Два экземпляра листов кассовой книги нумеруются одинаковыми номерами, но первый должен остаться в кассовой книге.
  12. Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер компании.
  13. Разрешается ведение кассовой книги автоматизированным способом, в результате которого ее листы формируются в виде вкладного листа и отчета кассира. Последний за месяц «Вкладной лист кассовой книги» должен содержать общее количество листов кассовой книги за каждый месяц. Последний за год – общее количество листов кассовой книги за год.
  14. Общее количество листов кассовой книги за год заверяется подписями руководителя компании и главного бухгалтера.
  15. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

В кассовую книгу можно вносить исправления. Для этого надо зачеркнуть неверные данные и вписать достоверную информацию. Подчистки в кассовой книге не допускайте. Каждое исправление должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером или лицом, его заменяющим.

Заполнить кассовую книгу онлайн бухгалтеры могут в программе “Упрощенка 24/”. Бухгалтеры получают поддержку по все вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Ведение экономической деятельности сопровождается необходимостью заполнения и предоставления в налоговую службу множества различных документов. При этом многие из них отличаются сложностью ведения. В результате, разобравшись в вопросе ведения какого-либо документа, при его сдаче могут возникать определенные трудности и сложности, прежде всего, обусловленные недочетами в вопросе внесения информации.

Видео (кликните для воспроизведения).

Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F08%2Fkak-pravilno-vesti-kassovuju-knigu

Крайне важно владеть информацией про заполнение документов, связанных с отчетностью. Дело в том, что это избавит человека от массы проблем, которые могут возникать по причине неверного заполнения документации. Один раз разобравшись в нюансах заполнения тех или иных документов, все последующие года потребуется лишь следить за изменениями в законодательстве, которые чаще всего не являются сложными.

Одним из важных условий для человека, являющегося предпринимателем и стремящегося осуществлять свою деятельность с максимальной эффективностью и в соответствии с законом, является выполнение отчетности. Отметим, что выполнение учета всех операций финансового характера нужно осуществлять как людям являющимся предпринимателями, так и относящимися к юридическим лицам.

Читайте так же:  Как выглядит уточнение к исковому заявлению в суд

При этом, говоря про юр. лица, не играет роли, какую правовую форму они имеют. Одним из документов отчетного характера, которые обязательны для использования, является кассовая книга. Она позволяет отразить операции, связанные с расходом и приходом.

В 2018 году имеются определенные требования законного характера, к которым относятся формы заполнения документации, их содержание и так далее. Данную информацию необходимо изучать ежегодно, так как законодательство может изменяться. В результате, при неверно введенных данных, при сдаче отчетности в налоговую могут возникнуть проблемы, на решение которых уйдет много времени и нервов.

Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F08%2Fchto-predstavljaet-soboj-kassovaja-kniga

Документ данного вида выполнен в виде брошюры, состоящей из документов, в которых указан приход и расход денег. В соответствии с законами РФ, книга может иметь бумажный или электронный вид. Осуществлять заполнение и ведение книги может бухгалтер, кассир или какое-либо другое лицо, имеющее на это законное право.

Контроль документооборота осуществляет директор или главный бухгалтер. В том случае, если книга ведется лицом, являющимся предпринимателем, он отвечает за то, чтобы она была качественно и своевременно заполнена. В случае неверного введения данных, ответственность также будет нести предприниматель. Чаще всего, она будет заключаться в необходимости заплатить штраф.

Стоит отметить, что это не документ первичного типа. Именно по этой причине она не может быть адаптирована под различные учеты на предприятиях, а строго регламентируется в соответствии с формой, а также правилами введения данных. Отметим, что данные должны вноситься каждый день.

В данном документе нужно максимально верно отображать различные операции, связанные с движением денег по счету. После окончания рабочего дня, данные в книге сравниваются с кассовыми документами, которые поступили. После этого высчитывается лимит, который переходит на следующий рабочий день. При верном заполнении всей информации, ставится подпись ответственным лицом. Здесь идет речь про кассира или сотрудника бухгалтерии.

Чтобы обеспечить организацию на предприятии полноценного учета денег, нужно верно осуществлять ведение приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, а также ведомостей платежного типа и учета рабочего времени сотрудников организации.

Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F08%2Fporjadok-vedenija-kassovoj-knigi

Отражение всех проведенных операций по торговле может быть осуществлено в двух вариантах – электронном или бумажном. Во втором случае документ распечатывается, скрепляется и нумеруется. Далее документ прошивается и заверяется подписью директора предприятия. Вместо подписи директора также можно использовать подпись главного бухгалтера.

Особенности ведения кассовой книги в 2018 году следующие:

  1. В том случае если в документе бумажного вида по каким-либо причинам были указаны неточные данные, то они могут быть исправлены. Для этого неверные данные зачеркиваются и вносятся новые. Отметим, что стирать неверно внесенную информацию запрещено. Все исправления должны быть заверены подписью ответственного лица.
  2. Документ должен быть «прошит» минимум один раз в год. Ежегодно заводится новая книга.
  3. Сверка электронного варианта документа может осуществляться при помощи электронной подписи. В данном случае вовсе не обязательно ее распечатывать. Это можно будет сделать и в конце календарного года.

Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F08%2Fnjuansy-dokumenta

Отметим, что еще несколько лет назад ведение должно было осуществляться только в том случае, если предприниматель выполнял торговлю за наличные деньги. В 2014 году налоговое законодательство несколько изменилось.

Индивидуальные предприниматель может не осуществлять ведение документации, если в его деятельности присутствуют расчетные и платежные ведомости, осуществляющие фиксацию выплат по заработной плате работникам, которые были наняты на работу.

В данном случае реестр выступает в качестве вспомогательного отчетного документа для предпринимателя. С его помощью им может быть осуществлено контролирование всех операций финансового характера по своей деятельности. Отметим, что это является достаточно удобным для предпринимателей.

В целом, выбор в пользу бумажного или электронного вариантов зависит от количества расходных и приходных ордеров за смену или удобства заполнения. Ведение в электронном виде более удобное, так как в колонки может быть внесено значительно больше информации. К тому же, записи могут быть корректированы.

Как уже отмечалось, в случае с бумажным вариантом, если произошла ошибка, то ее нужно зачеркнуть и обязательно заверить подписью ответственного лица – это влияет на время заполнения и соответственно, оптимизацию всего рабочего процесса.

Существуют определенные требования для электронной документации:

  1. Человек, который ведет книгу, должен осуществлять записи про остатки наличных денежных средств. Остаток денежных средств на конец прошлого рабочего дня должен быть равен остатку на начало следующей смены. Данные о том, что сотруднику была выдана зарплата, указывают отдельно.
  2. После завершения работы (рабочего дня) бухгалтером сверяются данные в электронном документе. Далее, им ставится электронная подпись, подтверждающая точность информации.

В образце данного вида документации следует в обязательно порядке брать в учет следующие правила. Прежде всего, на главной странице (титульном листе) должны присутствовать реквизиты ИП или юридического лица. Помимо этого, здесь же указывается промежуток времени, на который заводится книга.

Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году proxy?url=http%3A%2F%2Fznaybiz.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F08%2Fobrazec-zapolnenija-kassovoj-knigi

На всех листах, в верхней части, размещается дата его заполнения. В ячейке, указывающей на остаточное количество денег, на начало рабочего дня, в цифровой форме вносится сумма. Данная сумма переносится из одной ячейки в другую. В соответствии с информацией расходных и приходных кассовых ордеров, необходимо выполнить заполнение пяти столбцов:

  1. В первый вносится информация про номер ордера.
  2. Во втором указывается ФИО человека, получившего и сдавшего денежные средства в кассу.
  3. Третий может быть заполнен только организацией.
  4. В последующие два столбца необходимо вносить сумму расходов и приходов денежных средств.
Читайте так же:  Образец заявления на отпуск ип

Как можно заметить, по сравнению с предыдущими годами, заполнение кассовой книги не сильно изменилось. Специалисты, регулярно сталкивающиеся с документацией данного вида, рекомендуют осуществлять процедуру в электронном режиме. Это позволяет в значительной степени сэкономить свое время во время проверки и время ответственных лиц, заполняющих документацию.

Очень важно убедится в том, что заполнение выполняется человеком, который предметно разбирается в вопросе. Если данные были внесены правильно, то по окончанию календарного года становится в значительной степени меньше проблем, которые связаны с посещением налоговой.

В том же случае, если пренебречь данным вопросом, то с большой долей вероятности, в налоговой могут возникнуть серьезные проблемы. Для их решения потребуется обращаться к компетентным специалистам, что влечет за собой трату времени и денег предпринимателя или юридического лица.

Типичные ошибки при формировании кассовой книги представлены в данном видео.

Порядок ведения и заполнения кассовой книги – образец

Кассовая книга — документ, который в силу требований законодательства должны составлять юрлица, организующие оборот наличных денежных средств. Как правильно вести и заполнять кассовую книгу?

Главный правовой акт, регламентирующий ведение кассовых книг российскими организациями, — указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 (далее — Указание).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 в кассовый порядок внесены изменения. Подробнее о них читайте:

Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.

Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.

Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте здесь.

Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.

Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.

Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?».

Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.

Кассовая книга должна вестись организацией по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 и соответствующей номеру 0310004 в ОКУД (п. 2 Указания). Скачать ее можно на нашем сайте:

Заполнять кассовую книгу нужно только в те дни, когда организацией осуществлялся практический прием (выдача) денежных средств.

О порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций в 2017 году».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать записи в кассовой книге не обязательно должен кассир. Это может быть любой уполномоченный на это работник организации, к примеру, бухгалтер. Соответствующее изменение в кассовый порядок было внесено указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (что еще поменялось, см. здесь). Но дальше в статье мы продолжим привычно называть такого работника кассиром.

Существует 3 способа заполнения кассовых книг:

  • вручную на готовых бланках;
  • на компьютере (с последующей распечаткой);
  • на компьютере с сохранением файла кассовой книги в реестрах ПО.

Далее мы рассмотрим нюансы задействования каждого из способов подробнее. Пока же изучим то, какова структура кассовой книги, и каким образом в ней заполняются поля.

Заполненный образец кассовой книги можно скачать на нашем сайте.

Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:

  • лицевые (образец обложки или титула);
  • внутренние (страницы с 3 по 10);
  • завершающая (располагающаяся в конце документа).

На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:

  • «Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных операций с денежными средствами);
  • «Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного листа кассовой книги);
  • «Номер документа» (в этой графе фиксируется номер ордера — приходного либо расходного);
  • «От кого получено или кому выдано» (инициалы человека или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
  • «Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой книги);
  • «Приход» (фиксируется сумма средств по приходным ордерам);
  • «Расходы» (указывается сумма денежных средств по расчетным ордерам);
  • «Итого за день» (суммируются поступления, а также денежные выплаты за рабочую смену кассира);
  • «Остаток денежных средств на конец дня» (указывается величина остатка в кассе).

В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.

Читайте так же:  Комплект исполнительных документов о взыскании алиментов

В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:

  • кассира организации, который заполняет основные сведения в кассовой книге;
  • бухгалтера (который одновременно указывает количество ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил ордера).

На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:

  • главного бухгалтера;
  • руководителя фирмы.

Заполнение кассовой книги вручную (образец алгоритма работы с документом)

Порядок ведения кассовой книги вручную требует прошить и пронумеровать ее еще до внесения данных. Основная особенность бумажного варианта кассовой книги — документ предполагает деление на 2 части — основную и отрывную.

Кассир, приступая к смене, должен подложить отрывную часть кассовой книги под основную, а между ними расположить копировальную бумагу. После нужно зафиксировать остаток наличных средств по состоянию на начало дня. В ходе смены следует фиксировать в кассовой книге данные о ПКО и РКО — по тем графам, что рассмотрены нами выше.

В конце смены кассир должен подсчитать все обороты по ПКО и РКО за день и зафиксировать их в кассовой книге, проставить в документе свою подпись, а затем отнести его вместе с ордерами бухгалтеру.

О санкциях за нарушение правил ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Заполнение формы № КО-4 на компьютере может осуществляться с помощью бухгалтерской программы либо офисного приложения (например, Excel). После внесения на ПК в кассовую книгу необходимых сведений в соответствии с алгоритмом, рассмотренным нами выше, кассиру необходимо:

  • распечатать все страницы кассовой книги;
  • подписать 2 экземпляра документа и отнести бухгалтеру, взяв с собой ПКО и РКО, оформленные за день.

Ежегодно все распечатанные листы кассовой книги следует прошивать и пронумеровывать (в случае с заполнением формы вручную они, как мы отметили выше, должны быть прошиты и пронумерованы изначально), а после этого направлять на подпись главному бухгалтеру и руководителю компании.

Фирмы вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере (п. 4.7 Указаний), формируя соответствующий документ полностью в электронном виде. Данная возможность может задействоваться, если в распоряжении составителя кассовой книги имеются технические средства, гарантирующие:

  • защиту от несанкционированного доступа;
  • отсутствие ошибок при внесении данных в кассовую книгу;
  • защиту от потерь информации.

Электронные образцы кассовых книг должны подписываться ЭЦП, соответствующей требованиям ФЗ № 63 от 06.04.2011. Виртуальный образец оформления кассовой книги может отличаться от формы № КО-4 по внешнему виду, но графы в нём будут такими же.

Кассовая книга — обязательный документ при работе с денежной наличностью, будь то выручка или иные платежи. Её форма и порядок ведения строго регламентированы, а нарушения при работе с ней могут повлечь ответственность. Поэтому очень важно вести этот кассовый регистр аккуратно и без ошибок.

Нужны ли книги кассира-операциониста в 2018-2019 гг. при использовании онлайн-кассы

В связи с обязательным переходом многих предпринимателей на современное оборудование возникают вопросы, связанные с ведением разнообразной кассовой документации. Один из них касается порядка заполнения и необходимости ведения книги кассира-операциониста (КМ-4) в 2018-2019 годах при применении онлайн-кассы.

Этот документ отражает перемещение денежных средств как поступающих, так и расходуемых предприятием. В нем фиксируются вся информация о выручке, полученной торговой точкой за рабочий день или смену, а также все произведенные выплаты, включая выплату денежных средств за возвращенный потребителям товар.

Как вести книги кассира-операциониста в 2018-2019 году бизнесменам, которые не применяют онлайн-кассы

До первого января 2013 года, если в работе предприятие использовало кассовую технику установленного на тот момент образца, официально зарегистрированную в налоговой инспекции, то оно обязано было вести журнал, соответствующий форме КМ-4. После этой даты согласно официальному заявлению, предоставленному Министерством финансов № ПЗ-10/2012, ведение первичной документации перестало являться обязательным.

Журнал кассира-операциониста необходим для контроля движения денежных средств на предприятии. Но форма журнала и обязательства по его заполнению не регламентированы действующим законом 54-ФЗ, то есть его ведение не является обязательным.

Если вы решили на своем предприятии оставить данный документ, при его заполнении можно руководствоваться следующими положениями.

Рекомендации Госкомстата касательно ведения журнала кассира-операциониста

Ответственным за внесение информации о получении и выдаче денежных средств является лицо, производящее денежные операции в текущий день.

В данном документе в обязательном порядке заполняются следующие графы:

  • показания счетчика оборудования в начале смены;
  • данные с устройства по окончанию рабочего дня сотрудника;
  • общая сумма дневной выручки;
  • общая объем средств, переданных потребителям за возвращенные товары;
  • общая сумма без учета проведенных возвратов;
  • число, месяц и год заполнения;
  • наименование коммерческого предприятия;
  • данные сотрудника, заполнившего журнал;
  • подписи ответственных сотрудников.

В незаполненных строках, в которых не требуется указывать определенные сведения, обязательно ставится прочерк. Если не указывать конкретные данные и не проставлять в пустых графах прочерки, журнал считается неверно заполненным.

Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году proxy?url=https%3A%2F%2Fonline-kassa.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F11%2FOnlajn-kassa-Atol-191F_1-300x300

Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году proxy?url=https%3A%2F%2Fonline-kassa.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F04%2FPTK-MSPos-K_1-300x300

Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году proxy?url=https%3A%2F%2Fonline-kassa.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F02%2Fevotor-7.2-300x300

Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году proxy?url=https%3A%2F%2Fonline-kassa.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fyith-woocommerce-badges-management%2Fassets%2Fimages%2F8

Запись ведется только чернильной или шариковой ручкой, не допускается наличие исправлений и помарок. Если была допущена ошибка, об ее исправлении необходимо внести соответствующую запись. Данная отметка заверяется руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Все листы журнала должны быть пронумерованы, саму книгу следует прошнуровать. Вносить новые сведения кассир или продавец должен сразу после снятие Z-отчета.

Читайте так же:  Фиксированные платежи ип за себя в 2019 году

Данный регламент действовал в обязательном порядке до 2013 года и по желанию руководителя предприятия может применяться в настоящее время.

Книга кассира-операциониста в 2018-2019 гг. для ИП и ООО с онлайн-кассами

По желанию руководителя после установки современной техники предприятие может продолжать вести журнал кассира-операциониста. При этом установить форму его оформления и создать регламент заполнения можно как самостоятельно, так и использовать рекомендованные государственными органами.

При применении аппаратов устаревшего образца журнал заполнялся после снятия Z-отчета. На современной технике вместо него снимается отчет о закрытии смены. Именно после его формирования и печати полученные сведения вносятся в журнал.
При использовании современной техники все сведения о движении наличных и безналичных денег передаются в налоговую автоматически после совершения операции, поэтому ведение дополнительной документации не требуется. Это не относится к кассовым книгам и ордерам, как приходным, так и расходным (РКО и ПКО).

Использование кассовой книги при установке современной ККТ

Любое коммерческое предприятие вне зависимости от выбранного режима налогообложения обязано вести кассовую книгу, соответствующую установленному формату КО-4. Индивидуальные предприниматели могут заполнять данную документацию по своему желанию.

Такой документ должен в обязательном порядке отражать все перемещения денежных средств: поступление и возврат денег, передача наличности в банковское отделение (в том числе и через сотрудников инкассационной службы), выплата заработных плат и других начислений сотрудникам.

Если филиал организации работает с наличными деньгами (расход или получение), ответственный сотрудник при проведении различных операций также должен заполнять данный документ.

При ведении документации важно следить чтобы остаток наличных денег в организации не превышал ранее установленный лимит.

Существует три формата заполнения книги:

  • на бумажных бланках;
  • в электронном варианте с последующей распечаткой;
  • только в электронном виде на компьютере или ноутбуке.

Заполняется данная книга ответственным кассиром или продавцом каждую рабочую смену или сутки.

При отсутствии движения денежных средств в течении рабочей смены данную книгу можно не заполнять.

В кассовую книгу, согласно установленным законодательством нормам, вносятся все оформленные кассовые ордеры. Они бывают двух типов: приходный и расходный.

Первый вариант выписывается, когда на предприятие поступают денежные средства. Состоит он из двух частей: отрывная квитанция и сам ПКО. Внести изменения в оформленный документ нельзя. Наличие помарок также является недопустимым.

Расходный ордер состоит из одной части (непосредственно самого РКО) и оформляет при передаче денежных средств из кассы. Необходимы только при наличных расчетах.

Дополнительные документы, которые формируются при использовании современных ККМ

Современные кассовые аппараты предполагают в процессе работы формирование нескольких дополнительных документов:

  • возврат прихода — при возврате денежных средств за реализованный товар или оказанную услугу;
  • чек коррекции — в том случае, если в кассе имеется неучтенная выручка (например, была совершена продажа при отключении электроэнергии).

Оба документа оформляются как при наличных, так и при безналичных расчетах, в том числе и при переводах через различные платежные системы.

Также в современных аппаратах появилась возможность формировать отчетную документацию о закрытии и открытии рабочего дня, регистрации кассы и окончании срока службы фискального накопителя.

Оформление и образец заполнения кассовой книги в 2019 году

Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году proxy?url=http%3A%2F%2Fznaydelo.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F11%2Fkassovaya-kniga3

Большинство организаций или предприятий работают по безналичным расчетам, но это не означает, что ни в одной операции не используются наличные деньги. А если есть хотя бы небольшой процент операций с наличными, значит нужно вести кассовую книгу.

Поэтому данная статья актуальна для юридических лиц, бухгалтеров и для индивидуальных предпринимателей (далее – ИП). С 2014 года ИП, имеющий книгу учета доходов и расходов, может не оформлять кассовые ордера. Соответственно вести кассовую книгу им тоже не надо. Хотя некоторые предпочитают продолжать это делать.

Не осознавая ее значимость, к ней относятся «спустя рукава». Чтобы избежать неприятных последствий и санкций налоговой инспекции, необходимо внимательно относиться к кассовым операциям и заполнять книгу. Давайте рассмотрим основные вопросы, возникающие по поводу кассовой книги: ее значение, как ее заполнить, можно ли вносить исправления и как это грамотно сделать.

Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году proxy?url=http%3A%2F%2Fznaydelo.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F11%2Fkassovaya-kniga1

Кассовая книга – специальный журнал, в который записывают все операции с наличными средствами. Также она входит в перечень документов бухгалтерской отчетности, в которой зафиксированы приходно-расходные операции с наличными. Ее ведение обязательно в соответствии с нормами действующего законодательства. Причем книга обязательна даже для тех, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

На одном предприятии или организации есть только одна кассовая книга. Это же касается и частных предпринимателей. Единственное исключение – если юрлицо имеет представительства или филиалы, которые действуют на основе собственного баланса. В таком случае филиал или представительство ведет собственную книгу, отражающую его операции. Копии первичных ордеров и страниц книги передаются в главный офис. Сведения о количестве оставшихся денежных средств находят свое отражение в кассовой книге подобного подразделения и на его балансе, затем такие сведения переносятся в сводный баланс всей фирмы.

Грамотное ведение книги очень важно, так как контролирующие органы часто ее проверяют. Если будут выявлены неточности или несоответствия, то фирму могут оштрафовать за ненадлежащее ведение бухгалтерской документации.

Кассовая книга должна вестись с начала календарного года по нарастающей. В следующем году заводится новая книга на целый год. Она представляет собой журнал из пятидесяти или ста страниц. На титульном листе пишется срок действия данной книги. Если одного журнала в году оказалось мало, то заводится еще один – записи продолжаются в хронологической последовательности и не прерываются. На новой заведенной книге указывается дата начала и окончания ее ведения. Таким образом, будет легко определить последовательность кассовых книг.

Читайте так же:  1 процент с дохода свыше 300 000 рублей у ип вычитается

Обычно приобретается уже готовая книга с расчерченными графами и столбцами, напечатанная в типографии. Возможен и электронный вариант.

Все листы книги сразу нумеруются, то есть на чистом листе уже имеется проставленный номер. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется подписями руководителя и главбуха. Прошитая книга опечатывается мастичной или сургучной печатью. Если была допущена ошибка, то можно ее исправить, об этом чуть позднее.

Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году proxy?url=http%3A%2F%2Fznaydelo.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F11%2Fkassovaya-kniga5-150x150

В этой статье вы найдете образец заполнения приходного кассового ордера по форме КО-1.

Правила заполнения бланка расходного кассового ордера на предприятии вы можете прочитать здесь.

Все записи в кассовую книгу вносит кассир. Именно он выдает и принимает денежные средства и все это подтверждает записью в журнале. Он должен подписать заполненный лист, тем самым неся всю ответственность за выполненные операции.

В конце рабочего дня кассир передает в бухгалтерию остаток денежных средств и все первичные документы – приходные и расходные ордера. Бухгалтер также подписывает лист из книги. Если отсутствует главный бухгалтер, то его заменяет руководитель. Такая процедура повторяется каждый день. Все вышеперечисленное касается предприятий или организаций.

Для того чтобы проводить кассовые операции, кассир или другой работник, уполномоченный руководителем, должен быть ознакомлен под роспись со своими должностными правами и обязанностями. Также такие операции могут проводиться непосредственно руководителем.
Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году proxy?url=http%3A%2F%2Fznaydelo.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F11%2Fkassovaya-kniga4

На титульном листе кассовой книги содержится следующая информация:

  • полное наименование предприятия или организации – если это юрлицо;
  • фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя – если это ИП;
  • период времени, на который она заводится – год или конкретная дата, в случае, если книг несколько;
  • если речь идет о подразделении – наименование подразделения;
  • ОКПО.

Что касается самой книги, то записи вносят в уже готовую форму. Операции, как приходные, так и расходные за одни сутки вносят на одной странице. После каждого рабочего дня подбивается итог, сводится остаток. Все это подтверждается отчетом кассира или лица, занимающегося выдачей и приемом наличных денежных средств. Как отмечалось ранее, после всего этого полученные деньги сдаются в бухгалтерию.

Давайте рассмотрим, как выглядит лист книги. На каждом из листов есть две части с линией для отрыва. Первая часть – непосредственно страница книги, которую заполняют данными об операциях, вторая часть – отчет кассира.

По линии лист разрезают, первая его часть должна быть подшита, а к отчету прилагаются документы, подтверждающие операции – первичка. Например, выписка из приказа, заявление на получение аванса, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, доверенность и др.

Теперь подробно остановимся на графах книги. Вверху страницы проставляется дата, месяц и год, а также номер листа кассовой книги. Для заполнения вручную следуйте инструкции:

Если в данный день операций с наличными не было проведено, то книга не заполняется, а остаток на конец дня без изменений переносится на следующий день.

Современные технологии и повсеместная компьютеризация не обошла стороной и кассовую книгу. Для облегчения ее ведения появился электронный вариант. Для этого используется специальная программа – книга отображается на мониторе, в нее вносится информация, затем она может быть легко распечатана.

Подробнее о заполнении книги в программе 1С 8.2 на следующем видео:

Правила ее ведения остаются неизменными. Ежедневно кассир заполняет новый лист и в конце дня его распечатывает. Распечатывается две странички: сам отчет и вкладной лист. Кассир ставит свою подпись на листе. Если имеется электронная подпись, разрешено пользоваться ею. Каждая страничка нумеруется, и в конце года формируется книга, на последней странице которой ставится общее количество листов, заверенное подписями и печатью. Для электронной книги допустимо оформление в каждый квартал, а не за год. Отчеты и прилагающиеся документы отправляют в бухгалтерский отдел.

Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году proxy?url=http%3A%2F%2Fznaydelo.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F11%2Fkassovaya-kniga2-300x164

Если была допущена описка в книге, ее можно исправить. Ни в коем случае нельзя вырывать листы, подтирать лезвием или пользоваться штрихом. Если описка не влечет изменение остатков за какой-либо период, то необходимо сделать так: аккуратно перечеркнуть неправильные сведения, рядом написать правильную информацию. Исправление должно быть заверено двумя подписями – самого кассира и главбуха. Если на листе есть несколько исправлений, на каждое из них ставятся обе подписи.

Если же ошибка оказалась серьезной, такой, которая меняет оборот денежных средств и не может быть исправлена зачеркиванием, то перечеркивается весь лист и пишется слово – аннулировано. Затем заполняется новый лист с правильными сведениями.

Руководитель или главбух собирает комиссию, несущую ответственность за корректировку. Составляется бухгалтерская справка, где описывается ошибка и ее исправление.

Тщательно проверяйте данные, вносимые в книгу. Срок ее хранения составляет 5 лет.

Изображение - Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году 23423422330
Автор статьи: Виталий Потрясов

Позвольте представиться. Меня зовут Виталий. Я уже более 12 лет занимаюсь правоведением и юридическими наукам. Я считаю, что в настоящее время являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести в удобном виде всю нужную информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 6

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here