Как происходит построение бизнес-процессов

Предлагаем статью на тему: "как происходит построение бизнес-процессов" с комментарием от профессионального юриста.

Построение бизнес-процессов для организации может приобретать две формы. Первая выглядит как совокупность определенных алгоритмов выполнения поставленных задач. Вторая – это составление должностных инструкций и регламентов, которые смогут обеспечить надлежащее качество реализации процессов работы организации.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fipinform.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Flazy-load%2Fimages%2F1x1.trans

Сам бизнес создается, в первую очередь, для получения прибыли. Чтобы любимое дело работало «как часы» и приносило ожидаемую прибыль, необходимо иметь четкое представление о том, как функционирует предприятие. Для этого нужно прибегнуть к методике построения планов и бизнес-процессов.

Элементы бизнес-процессов являются основой выработки стратегии компании. Непосредственное формирование бизнес-процессов происходит в такой последовательности:

  1. Подготовка. Определяется состав участников и сроки начала и окончания процесса.
  2. Разработка. Выделяется инициирующее событие, приблизительный результат, возможные риски и составляется диаграмма бизнес-процессов.
  3. Проверка или валидация. На данном этапе происходит сравнение диаграммы с результатами, выявляются исключения.

Для создания бизнес-процесса используют современные компьютерные технологии и специальное программное обеспечение.

Видео (кликните для воспроизведения).

Конечной целью написания бизнес-процессов является улучшение работы фирмы. Поэтому во время проведения базового анализа особое внимание нужно уделить повышению ценности будущих плодов труда и сокращению затрат и времени, необходимых для выполнения процесса.

Качественное создание бизнес-процессов занимает достаточное количество времени и преследует такие цели:

  • Описание. При помощи формирования моделей можно тщательно рассмотреть процесс от его начала и до самого завершения. Модель дает возможность со стороны оценить процесс и выявить его слабые и сильные элементы.
  • Нормирование. Любая деятельность должна осуществляться в соответствии с определенными правилами. Поэтому и разработка бизнес-процессов должна регламентироваться специальными правилами.
  • Установление взаимосвязей между элементами, а также между процессами. Мало построить качественную модель, необходимо также предусмотреть логическую связь между процессами.

Чем рациональней будет взаимодействие между процессами, тем эффективней будет конечный результат.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fipinform.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Flazy-load%2Fimages%2F1x1.trans

Разработка и внедрение модели бизнес-процессов проходит несколько этапов. Вся работа направлена на конечный результат, поэтому модель рассматривается и с проектной, и с практической стороны.

Вновь созданные и проверенные модели выстраиваются в определенной иерархической последовательности. Эта последовательность именуется деревом бизнес-процессов. Это схематическое изображение процессов, происходящих в организации, в наиболее наглядной форме.

Такая структура имеет много общих черт с деревом целей и является одним из элементов стратегического управления. Дерево целей строится, начиная от миссии (главнейшей цели) организации и заканчивая выполнением оперативных задач. Последние же реализуются именно с помощью бизнес-процессов.

Элементы дерева бизнес-процессов (БП) подразделяются на:

За счет применения данной классификации значительно упрощается структура бизнес-процесса, что позволяет не упустить важные моменты.

Проанализируем этапы разработки БП.

Чтобы что-то улучшить, для начала необходимо тщательно изучить строение, принцип работы, а также окружение бизнес-процесса в данный момент времени. На этом этапе необходимо определить предельные сроки реализации БП, выявить главные его стороны, собрать необходимые данные о работе и т. д. Эта стадия еще называется черновым или набросочным вариантом в том виде, как есть.

На этом этапе, имея черновой вариант, можно выявить ненужные связи или повторяющиеся процессы с целью их исключения. Вновь пересматриваются сроки реализации БП. Конечный итог этапа – полностью сформированная модель в том виде, какая она есть.

На основании имеющегося варианта в виде, как это есть на самом деле, можно сформировать модель в виде, как хотелось бы. В реальную картину добавляются элементы, которые тем или иным способом могут повлиять на конечный результат. Иными словами, создается модель будущего состояния БП.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fipinform.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Flazy-load%2Fimages%2F1x1.trans

После разработки нового варианта БП его необходимо апробировать. Для этого он временно внедряется в работу организации и на основании полученных результатов делаются выводы о его соответствии заявленным требованиям. Если процесс оправдает надежды, то БП внедряется в организацию на постоянной основе. Если в ходе апробации были выявлены значительные неточности или ошибки, то эта модель отправляется на доработку.

Жизненный цикл бизнес-процесса тесно связан с жизненным циклом организации. И он не может быть ограничен только разработкой, внедрением и апробацией БП. Он также включает в себя период, когда процесс совершенствуется, трансформируется в соответствии с разработанной стратегией предприятия.

Создание моделей БП может иметь различный характер. Все зависит от того, на какой стадии жизненного цикла находится организация, какие проблемы на данном этапе должны быть решены при помощи построения БП. Однако учесть все детали зачастую не получается, поэтому процессы моделирования разделяют по видам. Таким образом можно получить наиболее простой и наглядный вариант модели.

Читайте так же:  Как подготовить заявление на приватизацию

Построение бизнес процессов компании и этапы разработки бизнес процесса

Построение бизнес-процессов компании начинается с разработки схемы, отражающей его суть и механизм работы. Создание подобной схемы позволит вам наглядно представить, как работает или должен работать ваш бизнес.

Этапы разработки бизнес процесса будет успешным, если вы хорошо разбираетесь в специфике своего бизнеса и понимаете, какие цепочки действий для чего необходимы. Для начала вам нужно установить границы всех процессов. Вам потребуется полный список, в котором подробно перечислены все протекающие на предприятии бизнес-процессы.

Видео (кликните для воспроизведения).

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fbizprocess.by%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2FShema-sozdaniya-biznes-protsessov-kompanii

Схема создания бизнес-процессов компании

Построение должно быть простым и логичным: длинные заголовки, сложные описания процессов отнюдь не способствуют эффективному понимаю. Необходимо задавать такое название и описание, которое дают содержательную, но краткую характеристику. В описании процесса можно указывать цель или особенности использования. Лаконичные названия и емкое описание упростит и ускорит навигацию, что особенно актуально при большом количестве процессов.

Общий подход к работе по построению бизнес-процессов компании

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fbizprocess.by%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2Fderevo_bp

Работать с бизнес-процессом, а также выполнять его, будет намного проще при продуманной и логичной структуре. Прежде чем начать построение, убедитесь в том, что структура оптимизирована, для чего необходимо выполнить важные рекомендации:

  • Создавайте небольшие бизнес-процессы, по возможности разбивая их на логические блоки. На одну диаграмму не стоит помещать более десятка-полутора элементов. Если процесс сложный, лучше реализовать отдельные элементы как подпроцессы и настроить связи между ними;
  • Основной поток бизнес-процесса выстраивайте на одном уровне, альтернативные пути, нейтральные и отрицательные события – в ответвлениях;
  • Во время построения процесса следите, чтобы наибольшее количество потоков было размещено в одном направлении. Вы можете выбрать один из двух популярных подходов к построению: сверху вниз или слева направо;
  • Обеспечьте параметры процесса бизнеса понятными, логичными названиями. Если параметр процесса нигде не используется – удалите его.

Построение можно выполнять по следующему алгоритму:

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fbizprocess.by%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2Fetapy-razrabotki-biznes-protsessa

Чтобы лучше построить процесс, его изначально лучше визуализировать. Для этого есть ряд программ.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fbizprocess.by%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2FELMA-BPM

  • Визуализация с помощью диаграмм;
  • Не требует навыков программирования;
  • Возможность контроля отслеживать выполнения задач;
  • Интеграция с платформой 1С Битрикс
  • Назначения ролей;
  • Присутствует полна документация по работе с ELMA BPM

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fbizprocess.by%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2FBusiness-Studio

  • Позволяет сформировать наглядную организационную структуру компании;
  • Ведение штатного расписания;
  • Возможность моделирования бизнес-процессов;
  • Визуализация и контроль системы KPI.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fbizprocess.by%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2FVisual-Paradigm

  • Построение любых моделей
  • Проверка моделей на жизнеспособность
  • Авто-генерация документов
  • Точная настройка моделей бизнес-процессов
  • Модели можно перевести в код
  • Выгрузка модели в графическом виде
  • Версия для Mac OS X

Какими качествами должна обладать готовая схема бизнес-процессов?

Построение бизнес-процессов должно окончиться наличием четкой и продуманной схемы. Глядя на нее, вы должны получить представление о следующих вещах:

  • чем процесс начинается и заканчивается;
  • с какими другими процессами и чем он связан;
  • какие операции, кем и в каком порядке выполняются;
  • какие документы используются и в каких операциях;
  • какие требуются инструменты и материалы;
  • насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.

Качественная схема, подготовленная с учетом всех рекомендаций по построению, должна быть информативной и простой для восприятия. Из нее должно быть очевидно, каким образом процесс выполняется в реальной жизни.

Бизнес будет прибыльным лишь при условии, что своевременно созданы важные бизнес-процессы. По сути, они представляют собой стратегию, которая помогает достичь желаемых результатов. Поэтому построение бизнес-процессов, выделение самых важных и их моделирование должно стать обязательным этапом развития компании.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Fbizprocess.by%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F10%2Fbizz-process-primer

Пример схемы бизнес-процессов

Работа по созданию процессов занимает немало времени, однако приносит эффективные результаты. Выделяют следующие цели построения:

  • Описание. Формирование модели поможет вам изучить процесс от начала до завершения, оценить его сильные и слабые стороны.
  • Нормирование. Любой вид деятельности осуществляется по правилам, поэтому важно регламентировать разработку бизнес-процессов.
  • Взаимосвязи. Создание бизнес-процессов помогает установить взаимосвязь между отдельными элементами.

Однако одного построения модели мало – нужно также установить логические связи между разными процессами. Формирование процессов выполняется в определенной последовательности:

  • Подготовка: определение сроков выполнения проекта, а также состава участников.
  • Разработка: анализ инициирующих событий, оценка примерных результатов и возможных рисков.
  • Проверка: сравнение полученных результатов с ожидаемыми.

Построение бизнес-процессов компании выполняется с использованием современных компьютерных технологий и программного обеспечения.

Этапы составления бизнес-процессов:

  1. Установка границ. Обозначение событий, которые является началом и окончанием процесса.
  2. Схематичное изображение блоков процесса. Расположение блоков подпроцессов, операций в порядке выполнения.
  3. Усложнение схемы. Добавление в нее различных вариантов развития событий и промежуточных операций.
  4. Распределение ролей. Для построения бизнес-процесса не требуется вводить в схему конкретные должности или определенных сотрудников — используется понятие роли. Один исполнитель не обязательно выполняет только одну роль.
  5. Размещение документов (докладов, сообщений, писем), учет промежуточных продуктов.
  6. Уточнение используемых программ, систем и баз данных.
  7. Расположение материалов и инструментов, применяемых в бизнес-процессах предприятия.
  8. Определение показателей эффективности.
  9. Связывание схемы с прочими процессами.
  10. Проверка структуры полученной модели.
Читайте так же:  Кассовые операции в деятельности ип

Четкая, продуманная и понятная схема – ценный результат, к которому нужно стремиться, создавая бизнес-процессы компании. Построение, выполненное по всем правилам, должно давать представление о следующих вещах:

  • чем процесс начинается и заканчивается;
  • с какими другими процессами чем он связан;
  • какие операции, кем, в каком порядке выполняются;
  • какие документы применяются в различных операциях;
  • какие требуются инструменты и материалы;
  • насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.

Качественная схема всегда является информативной, простой для восприятия. Она дает представление, как процесс выполняется в реальных условиях.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F11%2FRTW_960x320

Главная страница » Блог » Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426158360_full-1040x539

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему, само по себе не очень сложно. Достаточно понимать на какие вопросы должна отвечать схема и придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете с чего начать — эта статья для вас.

Хочу напомнить, что перед тем, как начать описывать бизнес процессы, необходимо установить их границы. Список всех бизнес-процессов компании — платформа, с которой необходимо начинать.

Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес-процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))

Схема бизнес процесса — инструкция для нетерпеливых

Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать, это обозначить события начала и окончания.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426159049_thumb

Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес-процесса, в том порядке, в котором они выполняются.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426111084_thumb

Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идельно.

А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варинты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426159086_thumb

В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие — роль. Одни сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426159104_thumb

По необходимости добавляйте недостающие операции.

Документ, это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами, документ это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС — все это документы.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426159121_thumb

Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.

Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426159140_thumb

Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес-процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант — составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес-процессе.

8 — Определите показатели эффективности в бизнес-процессе

Расположите на схеме бизне-процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426159185_thumb

Каждый бизнес-процесс, это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание — необходимо указать ппроцессы, с которыми связан текущий процесс и то, чем они обмениваются.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F03%2F1426158360_thumb

Связь бизнес-процесса с другими процессами

В принципе, схема готова. Схема бизнес-процесса должна отвечать на следующие вопросы:

  • С чего начинается и чем заканчивается бизнес-процесс?
  • С какими процассми он связан? Чем обменивается?
  • Какие операции выполняются? В каком порядке?
  • Кто выполняет операции в процессе?
  • Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операция эти жокументы используются/появляются?
  • Какие интсрументы, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
  • Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес-процессе?

В качестве нотации моделирования, я рекомендую использовать BPMN

Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна.
Схема бизнес-процесса должна быть понятна «человеку с улицы».
Схема бизнес процесса, на этапе описания, должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.

Данный алгоритм, позволит вам довольно просто и быстро описать необходимые бизнес-процессы. Далее я буду подробно рассказывать об описании бизнес-процессов. Оставайтесь на связи.

Читайте так же:  Правила проезда нерегулируемых перекрестков в россии

В марте и апреле, в Москве, я буду проводить несколько обучающих курсов по моделированию и управлению бизнес процессами. Приглашаю присоединиться.

  • Лучшие статьи 2015 года Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F01%2Fbook 06.01.16 5 самых читаемых статей 2015 года КАК СОЗДАТЬ КАРТУ ОСНОВНЫХ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ Управление бизнес процессами в компании начинается с Разграничения процессов.…
  • Моделирование бизнес процессов. Нотация BPMN — базовые элементы Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F03%2Fbpmn 29.03.16 Нотация BPMN — лучший язык моделирования бизнес процессов. Эта нотация стала результатом анализа всего опыта моделирования и других нотаций, за…
  • Правила моделирования процессов в BPMN Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=http%3A%2F%2Frzbpm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F08%2FBasic-Rules-Regarding-Recruitment-and-Compensation-of-Lateral-Partners-150x150 30.06.16 Правила моделирования процессов в нотации BPMN не так уж сложны и, в основном, базируются на логике и простоте восприятия. Правила…

А где определяются зоны ответственности?

Зона ответственности в процессе = роль. Зона ответственности должности = совокупность всех ролей, которые предписаны должности.

Роман, добрый день.

Вы используетет BPMN нотацию. А как Вы отображаете процессы верхнего уровня? Если не секрет, какой инструмент Вы используете для описания?

С уважением,
Михаил Сыров.

Михаил здравствуйте. Да действительно, за основу я беру BPMN. На мой взгляд, данная нотация имеет ряд существенных преимуществ перед остальными.
Процессы верхнего уровня отображаются в виде карты. Она может создаваться как посредством обычного графического редактора, наподобие Visio, так и в ПО для моделирования процессов. Для работы я использую 2 ПО — BizAgi и Visual Paradigm.

Роман, большое спасибо за ваши материалы. Сейчас учусь по ним и пробую делать описания для своей компании.

Вопрос скорее к более свежему посту про способы описания, но там закрыты комментарии почему-то.

Скорее всего для описания БП потребуется не только схема, но и инструкции для исполнителей. Как лучше комбинировать эти документы?

Например, создать текстовый документ — регламент БП, в котором встроить схему и дополнить её текстовыми инструкциями. Но что делать, если у процесса несколько исполнителей на разных этапах? Разбивать на отдельные документы по каждому исполнителю?

Поясню немного, почему этот вопрос. У нас раньше были инструкции для сотрундиков по ролям. Например, рабочая инструкция менеджера по продажам. И там описаны действия сотрудника в разных процессах. Такая инструкция а) получается громоздкой б) неудобна в обновлении при изменениях процесса в) не показывает сотруднику общую картинку — он видит только свой участок и не понимает задачи процесса.

Как вы рекомендуете переходить от описаний процессов к инструкциям для сотрудников?

Спасибо за ответ и еще раз за блог. Пишите еще обязательно — невероятно редкие и полезные вещи.

Стас, спасибо за теплые слова.
1. Какие именно инструкции вы имеете ввиду? Если рабочие инструкции — то это такая же часть описания как и все остальное. Рабочие инструкции это просто крайне детализированный уровень. Т.е. вы можете описать любой процесс до уровня инструкций.
2. Если вы имеете ввиду должностные инструкции, то они создаются по следующему принципу: в бизнес процессах определены роли — совокупность ролей в БП составляет должность — должности уже назначаются людям. Именно так связываются ДИ и описание процессов.
3. Сотрудники разных уровней получают разные уровни описания процесса. Но описание всегда содержит основные моменты (цели, задачи, границы и т.д.), чтобы сотрудник не терял связи процессов.

мммм… немного запутано объяснил. По хорошему, ответ на этот вопрос займет целый пост))) Давай так, отправь мне письмо, обменяемся контактами и созвонимся. Быстро все объясню.

Бизне начинается не со звонка клиента, а с его привлечения, ведь самое главное — это сделать так, что бы клиент позвонил, у Вас этого не указано, так что это теория, начав работать по которой можно (а скорее всего так и будет) прогареть. Можно сделать схему, продающие скрипты, все организовать и….. сидеть у молчащего телефонного аппарата и гордиться своей гениальной схемой. Так что к статье ссрьезно не отнесся, ибо это теория и популизм…. Как говорят в рознчной торговле три главных составляющих: место, место и место…

Процесс привлечения предшествует данному. Вы видимо не знакомы с принципами управления БП. Как воспринимать материал — ваше право.

Вполне возможно, я очень поверхностно сужу, а есть аналогичная схема по привлечению клиентов?

Бизнес-процессы — основа эффективного управления предприятием

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.u-b-s.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F04%2Faircraft_paper_plane_strategy_1920x1080_70991

Бизнес-процесс (процесс) — это совокупная последовательность действий по преобразованию ресурсов, полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для потребителя, на выходе.

Благодаря такому определению, становится понятно, что бизнес-процессы существуют внутри каждой организации, независимо от того, формализованы они или нет. В организации может быть принят функциональный подход к управлению, который рассматривает компанию как набор подразделений, каждое из которых исполняет определенные функции.Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.u-b-s.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F04%2Fprozbig

Читайте так же:  Налоговая декларация по ндс 2019 года
В этом случае отдельные подразделения ориентированы на выполнение своих собственных показателей, но не всегда — на конечный результат компании, что может вызвать конфликт интересов между подразделениями и отрицательно сказываться на общей результативности бизнеса.Приведем типичный конфликт («грозовую тучу», в терминах Теории ограничений) между отделами продаж и закупа торговой компании. Отдел продаж для увеличения оборота требует обеспечить максимально возможный ассортимент и поддерживать постоянное наличие товара на складе, а отдел поставок закупает узкий ассортимент товара большими партиями, потому что его главный показатель работы — получение более низкой цены от поставщика для снижения затрат — никак не связан с увеличением объема продаж компании.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.u-b-s.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F04%2Fgrozbig

Преимущества процессного подхода перед функциональным

Процессный подход рассматривает бизнес как набор процессов — основных бизнес-процессов, управляющих процессов (ставящих цели) и поддерживающих. Основные бизнес-процессы — это процессы, которые непосредственно зарабатывают деньги. Поддерживающие — процессы, без которых не могут существовать основные бизнес-процессы, это процессы обеспечения разнообразными ресурсами.

Каждый бизнес-процесс имеет:

  • свою определенную цель, подчиненную общей цели компании;
  • владельца, который может управлять ресурсами и отвечает за исполнение процесса;
  • ресурсы;
  • систему контроля качества и исправления ошибок;
  • систему показателей процесса.

Совокупность всех действий по преобразованию материалов и информации в законченный продукт для клиента называется потоком создания ценности. Поток создания ценности удобно представлять графически — в виде карты бизнес-процессов. На рисунке ниже изображена карта бизнес-процессов компании. Карта позволяет наглядно увидеть поток создания ценности в целом, понять последовательность и взаимосвязь процессов, а также возможности улучшения.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.u-b-s.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F04%2Fpotokbig1-1

Технология описания бизнес-процесса делает все операции компании прозрачными и понятными, позволяет анализировать операции и находить в них проблемы, приводящие к сбоям. Главное, что бизнес-процессы позволяют понимать взаимодействие между разрозненными подразделениями: что, кому и для чего они передают или принимают на каждом этапе. Как следствие, процессный подход значительно упрощает адаптацию новых сотрудников и снижает зависимость работы компании от человеческого фактора. Важно, что процессная система упрощает управление операционными расходами.

Наличие проработанной системы бизнес-процессов значительно упрощает приведение деятельности компании на соответствие требованиям стандартам качества ISO 9001:2015. В условиях свершившегося вступления России в ВТО, соответствие предприятия стандартам ISO 9001:2015 становится важным конкурентным преимуществом.

Внедрение СМК на предприятии в обязательном порядке требует создания и описания бизнес-процессов.

Рассмотрим порядок разработки бизнес-процессов. Для начала необходимо создать рабочую команду проекта из сотрудников компании. Обычно, одной рабочей команды бывает недостаточно. Тогда к ее деятельности привлекают временную группу из подразделений клиентов и поставщиков конкретного бизнес-процесса, которые обеспечивают входы, выходы и ресурсы бизнес-процесса.

Чтобы понять, как функционирует система и сохранить накопленный опыт, сначала записывают, как процесс реально функционирует сейчас. Нужно помнить, что целью описания является выявление связей между предпринимаемыми действиями, а не фиксирование мельчайших подробностей. Поэтому описание бизнес-процессов рекомендуется стандартизовать, используя стандартные формы и карты процесса.

Описывать бизнес-процесс рекомендуется методом последовательных приближений. После завершения описания бизнес-процесса рекомендуется провести работу по его улучшению (повторить цикл действий до получения приемлемого результата).

В описании бизнес-процесса можно выделить следующие разделы:

  • Стандартные формы бизнес-процесса
  • Карта бизнес-процесса
  • Маршруты бизнес-процесса
  • Матрицы бизнес-процесса
  • Блок-схемы бизнес-процесса
  • Описание стыков бизнес-процесса
  • Вспомогательные описания бизнес-процесса
  • Развернутое описание бизнес-процесса
  • Документирование бизнес-процесса
  • Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса
  • Регламент выполнения бизнес-процесса

Рассмотрим подробнее каждый этап.

Рекомендуем использовать типовой образец стандартной формы описания бизнес-процесса. Это позволит добиться единого подхода к фиксированию процесса разными людьми, что затем значительно облегчит анализ процессов.

Карта бизнес-процесса — графическое представление бизнес-процесса в виде блок-схемы. Обратите внимание, что каждому участнику бизнес-процесса соответствует отдельный столбец. Строки — это временные интервалы. Оформленная карта позволяет синхронизировать операции и проследить путь прохождения информации между подразделениями компании.

На этапе составления карты бизнес-процесса, от сотрудника, выполняющего эту работу, не требуется компетенции в области описываемых процедур бизнес-процесса. Он только фиксирует знания исполнителей, что и как они делают. Необходимо получить ответы на вопросы:

  • Каким документом завершается рабочий цикл, чтобы его можно было начать сначала?
  • Кому передается этот документ?
  • Что этому предшествует?
  • Кто вовлечен в этот процесс внутри и вне организации?
  • Кто выдает задание для запуска процесса?

Рекомендация

При составлении карты бизнес-процесса следует воспользоваться популярной вопросной формулой 5W1H. Коротко, это 5 вопросов W:

  • Who?(Кто совершает данную операцию?)
  • Why? (Почему или зачем выполняется эта операция?)
  • What? (Что представляет собой эта операция?)
  • When? (Когда нужно проводить данную операцию?)
  • Where? (Где производится операция?)

и один вопрос H

  • How? (Как совершается эта операция? Можно ли сделать это иначе или внести улучшения?).

Если карта получается слишком сложной — это сигнал о том, что в управлении организацией нет должного порядка.

Читайте так же:  Плюсы и минусы усн и енвд в сравнении

В реальных бизнес-процессах часто участвует несколько подразделений предприятия. Для них необходимо распределить роли в процессе. Кроме того, встречаются ветвления и параллельные действия. Поэтому представление в виде маршрутов очень удобно. Маршруты дают нам логистическую схему процесса — движение материалов, людей, денежных и информационных потоков. Блок-схемы используются для расшифровки логики действий команды.

Матрица (таблица) анализа взаимодействия процессов позволяет выделить самые важные бизнес-процессы, установить их взаимосвязь и оценить степень влияния процессов на функционирование СМК.

Анализ цепочки процессов обнаруживает, что обмен информацией идет между всеми подпроцессами. Цепочка процессов идет из левого верхнего угла в правый нижний. Внутренние отношения «поставщик-потребитель» показаны как прямоугольники, в которых указаны требования для действий, выполняющихся ранее.

Блок-схема процесса представляет собой наглядную схему всей цепочки взаимоотношений между всеми участниками бизнес-процесса (потребителями, поставщиками и исполнителями). В процессе составления блок-схемы ставятся вопросы:

  • Сопоставима ли ценность от данного бизнес-процесса с затратами на его проведение?
  • Насколько он интегрирован с другими бизнес-процессами?
  • Могут ли быть сразу обнаружены ошибки этого бизнес-процесса?
  • Что сделано для улучшения и обеспечения качества этого бизнес-процесса?

Труднее всего описывать деятельность предприятия на стыках бизнес-процессов. Согласие между собственниками процессов иногда получить очень сложно.

Рекомендация

Сначала составьте описание выходов. Сначала впишите их в реестр, затем определите показатели результативности и значения, к которым нужно стремиться. Опишите процесс измерения этих показателей. Продумайте возможность перехода от них к другим показателям эффективности, интересующим других пользователей.

Затем составьте аналогичное описание входов.

В качестве вспомогательно описания используются компоновочные схемы, мнемосхемы, диаграммы Ганта и сетевые графики. Две последние удобно использовать для процессов управления проектами.

Развернутое описание бизнес-процесса может быть в любой удобной для предприятия форме, но должно содержать основные положения:

  • полное наименование бизнес-процесса;
  • код бизнес-процесса;
  • определение бизнес-процесса, раскрывающее его основное содержание;
  • цель бизнес-процесса;
  • владелец бизнес-процесса, отвечающий за перспективное планирование процесса;
  • руководитель бизнес-процесса, отвечающий за текущее ведение процесса;
  • нормативы бизнес-процесса;
  • входы бизнес-процесса (потоки, поступающие извне и подлежащие преобразованию);
  • выходы бизнес-процесса (результаты преобразования);
  • ресурсы, которыми располагает бизнес-процесс;
  • бизнес-процессы внутренних и внешних поставщиков — источники входов;
  • бизнес-процессы потребителей — пользователи результатов рассматриваемого бизнес-процесса;
  • измеряемые параметры процесса;
  • показатели результативности процесса.

Бизнес-процессы, входящие в систему СМК, подлежат документированию. Наиболее удобной формой описания является процедура. Бизнес-процесс может быть описан одной или несколькими процедурами, в зависимости от сложности. Удобно сделать единый вид для описания всех бизнес-процессов.

10. Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса

Бизнес-процесс должен быть охарактеризован некими показателями, чтобы процесс можно было измерить и оценить его эффективность. Все показатели входят в 4 основные группы:

Кроме того, принято выделять особые группы — группу индикаторов бизнес-процесса, группу требований, группу обеспечения желаемого протекания процесса, группу рекомендаций.

Группа индикаторов бизнес-процесса показывает степень достижения цели.

Группа требований включает в себя:

  • человеческие ресурсы;
  • инфраструктура;
  • условия производственной среды.

Группа обеспечения желаемого протекания процесса:

  • информация;
  • инструкции по выполнению работ;
  • время.

Группа рекомендаций:

11. Регламент выполнения бизнес-процесса

Крупные бизнес-процессы целесообразно оформлять в виде отдельного документа «Регламента выполнения бизнес-процесса». Остальные бизнес-процессы могут быть оформлены в виде положений о подразделении и должностных инструкций.

В регламент следует заложить требования, обеспечивающие соответствие циклу Шухарта-Деминга:

  • определение плановых показателей бизнес-процесса на следующий период;
  • анализ владельцем бизнес-процесса отклонений от нормального хода процесса и их документирование;
  • анализ результативности корректирующих мероприятий;
  • формирование отчетности для вышестоящего руководства.

Разработка и описание бизнес-процессов — первый шаг на пути внедрения СМК на предприятии. Впереди — постоянная и кропотливая работа по их доведению до всего персонала, анализу и, в случае необходимости, внедрению корректирующих действий.

Изображение - Как происходит построение бизнес-процессов 23423422330
Автор статьи: Виталий Потрясов

Позвольте представиться. Меня зовут Виталий. Я уже более 12 лет занимаюсь правоведением и юридическими наукам. Я считаю, что в настоящее время являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести в удобном виде всю нужную информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 4

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here