Перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2019

Предлагаем статью на тему: "перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2019" с комментарием от профессионального юриста.

Перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2019

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Статьи 56, 189, 190 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.

1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня)

Положение о защите персональных данных работников

Статьи 86, 87, 88 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.

Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)

Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)

Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.

Нет тематического видео для этой статьи.
Видео (кликните для воспроизведения).

Постоянно (ст. 32 Перечня)

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.

50 лет – ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании

Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ

При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.

Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)

Положение о системе обучения

Статьи 196, 197 ТК РФ

При наличии системы обучения в организации.

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.

Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.

Можно выделить три группы документов :

    • обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
    • документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
    • необязательные документы.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

Изображение - Перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2019 proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.kadrovik-praktik.ru%2Fupload%2Fmedialibrary%2F163%2FSOSTAV-DOKUMENTOV-NA-UChASTKE-KADROVOJ-RABOTY-ORGANIZACII

“Работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов , содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. “

Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду.

На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ (в последней редакции) “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля” юридические лица, индивидуальные предприниматели вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации. Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и проверки инспекций по труду.

Нет тематического видео для этой статьи.
Читайте так же:  Описание получения кредитной карты с 21 года
Видео (кликните для воспроизведения).

При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут быть потребованы его учредительные документы.

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

Изображение - Перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2019 proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.kadrovik-praktik.ru%2Fupload%2Fmedialibrary%2Ff77%2FSOSTAV-DOKUMENTOV-NA-UChASTKE-KADROVOJ-RABOTY-ORGANIZACII1

Изображение - Перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2019 proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.kadrovik-praktik.ru%2Fupload%2Fmedialibrary%2F083%2FSOSTAV-DOKUMENTOV-NA-UChASTKE-KADROVOJ-RABOTY-ORGANIZACII3

К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде —

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Запросите согласие на перепечатку по e-mail

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

– о приеме на работу
– об увольнении
– о переводе
– о направлении в
командировку
-о предоставлении отпуска
-о поощрении
-о наложении дисциплинарного взыскания

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
– журнал регистрации трудовых договоров;
– журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
– журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
– журнал регистрации приказов о командировках работников;
– журнал регистрации командировочных удостоверений;
– журнал регистрации служебных заданий;
– журнал регистрации локальных нормативных актов;
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
– приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
– журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
– журнал выдачи справок по личному составу;
– журнал учета больничных листов;
– журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Перечень необходимых кадровых документов

Кадровое делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях организации. Особое внимание уделяется организации работы с документами по личному составу, ведь любой кадровый документ имеет юридическую ценность.

Кадровые документы содержат очень важную информацию, поэтому вести кадровое делопроизводство в организации просто необходимо. С помощью кадровых документов работодатель может доказать свою позицию в суде.

Все кадровые документы должны по своему составу, правилам составления, оформления, хранения соответствовать правилам, нормативам, рекомендациям, установленным законом.

В этой рубрике вы найдете подробные инструкции по ведению и организации кадрового делопроизводства и примеры заполнения кадровых документов.

Кадровое делопроизводство – это один из видов деятельности, который ведется в любой организации. Как понятно из названия, речь идет о создании и ведении различных документов, связанных с наемным персоналом – кадрами. Различные аспекты кадрового учета, движения персонала и управления им, а также учет отработанного времени, традиционно входит в сферу кадрового делопроизводства. Для тех, кому предстоит организовать кадровое делопроизводство с нуля, в этой статье предложены пошаговые инструкции.

Образец внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу

Кадровые документы – это документы не просто фиксирующие движение персонала в организации. Каждый из них имеет определенную юридическую силу. И прежде всего, определяет и фиксирует права и обязанности сотрудников. При возникновении различных спорных ситуаций кадровые документы будут служить доказательством правоты работодателя. Например, правила рабочего распорядка позволят обосновать применение дисциплинарного взыскания за допущенное сотрудником нарушение. А при отказе не подходящему кандидату в приеме на работу будет полезно сослаться на существующую должностную инструкцию.

Читайте так же:  6 задач службы охраны труда на предприятии согласно тк рф

Но одним только подтверждением или опровержением определенных юридических фактов значение кадрового делопроизводства не ограничивается. Своевременное и полное ведение всей необходимой документации по работникам дает возможность принимать обоснованные управленческие решения, что приводит к повышению эффективности работы, а значит и к увеличению прибыли компании. Выявить «слабые места», сформировать резерв управленцев, организовать обучение и аттестацию сотрудников – все это позволяет сделать кадровая документация, если она ведется по всем правилам.

В кадровых документах организации отражается отработанное сотрудниками время. Его учет – прямая обязанность работодателя, установленная ч. 3 ст. 91 ТК РФ. Ведение табеля позволяет соблюсти права работников на оплату их труда. А также получить различные налоговые преференции работодателю. Кадровый документ в данном случае служит подтверждением обоснованности произведенных компанией расходов.

Образец штатного расписания

Прежде чем браться за организацию кадрового делопроизводства, необходимо изучить ряд законодательных актов. Главным из них, безусловно, будет Трудовой кодекс. Именно в нем содержатся основные требования, касающиеся как номенклатуры нормативных кадровых документов, так и порядка принятия и оформления.

Кроме того, не лишним будет умение ориентироваться в следующих законах:

  • «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г.;
  • «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ от 29.07.2004 г.;
  • «Об обязательном социальном страховании» № 255-ФЗ от 29.12.2006 и № 125-ФЗ от 24.07.1998 г.
  • «О пенсионном обеспечении» № 166-ФЗ от 15.12.2001 г.;
  • «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.

Ответственному за ведение кадрового делопроизводства сотруднику потребуется знать стандарт оформления документации ГОСТ Р 6.30-2003 и Постановление Правительства «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003, а также инструкции по их заполнению. Ну и, разумеется, такой работник должен иметь навыки работы с современными правовыми справочными системами, чтобы при необходимости найти там нужный нормативный акт или форму документа.

Приказ о приеме на работу: образец заполнения

Обязательные документы по кадровому делопроизводству

Весь перечень документов кадрового делопроизводства можно разделить на обязательные и рекомендуемые. Для большей части обязательных документов существуют их унифицированные формы. Это, по сути, шаблоны, в которые предстоит заполнить сотруднику, отвечающему за кадровый учет. Формы эти разработаны и утверждены Госкомстатом РФ (ныне – Росстат), применяются во всех организациях, независимо от их формы. Так что даже начинающим кадровикам не придется «изобретать велосипед».

К обязательным документам кадрового делопроизводства относятся:

  • штатное расписание (форма Т-3);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных;
  • трудовые договоры;
  • личные карточки (форма Т-2);
  • приказы о приеме, переводе, увольнении, отпуске (формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8);
  • график отпусков (форма Т-7);
  • табель учета времени (форма Т-13);
  • трудовые книжки;
  • должностные инструкции;
  • локальные документы по охране труда (ими может заниматься не кадровая служба, а особый сотрудник или подразделение).

Это кадровые документы, которые должны быть в организации в 2017 г. для запуска кадрового делопроизводства с нуля. В дальнейшем потребуется лишь правильно и своевременно заполнять необходимые документы, вносить в них исправления и дополнения и организовать хранение и уничтожение.

На деле, этот перечень минимально необходимой документации окажется несколько больше. Добавятся, например, договоры о полной материальной ответственности, график смен, журналы учета и движения трудовых книжек и т.д. На каждого работника потребуется вести личное дело. Но это уже после того, как будут созданы и утверждены документы из обязательного перечня.

Личная карточка работника: образец заполнения

Для того, чтобы организовать кадровое делопроизводство с нуля в 2017 г. потребуется последовательно выполнить ряд организационных этапов.

Шаг 1. Подготовка необходимого. Для того, чтобы работа по организации делопроизводства не стопорилась из-за пустяков, нужно заранее позаботится о достаточном количестве шкафов, столов, оргтехники и канцелярских принадлежностей, бумаги, бланков и пр. учитывая, что большая часть делопроизводства сейчас ведется в электронном виде, стоит заранее побеспокоиться о приобретении кадровых программ, а также одной из справочных правовых систем. Это позволит кадровику быть в курсе последних изменений трудового законодательства, а также облегчит доступ ко всей кадровой документации, ведущейся в электронном виде. Выбор необходимого программного обеспечения сегодня достаточно широк. Потребуется также сейф, где закон обязывает хранить трудовые книжки сотрудников и чистые бланки.

Шаг 2. Оформление директора. От имени работодателя на любом предприятии или в организации выступает директор. Именно он подписывает все документы, включая кадровые. Чтобы у него появились такие полномочия, необходимо принять его на работу. Для этого заключается трудовой договор и издается приказ, которым он сам себя назначает.

Шаг 3. Определить ответственного за кадровое делопроизводство и все документы. На первых порах или в маленькой компании эту работу может выполнять и сам руководитель. Если же для этого принимается отдельный сотрудник, то с ним заключается трудовой договор, служащий основанием для приказа о приеме на работу. Если такие обязанности поручаются уже принятому сотруднику, то с ним заключается дополнительное соглашение, а поручение оформляется приказом.

Читайте так же:  Разведение червей – простой и выгодный бизнес

Шаг 4. Составление локальных документов. Первое, что потребуется любой компании, это штатное расписание, где отражена структура будущей организации, должности и количество сотрудников, их занимающих. Следующим необходимым документом будут ПВТР – внутренние правила компании. Третьим в списке будет Положение о защите персональных данных. Четвертый документ – табель учета рабочего времени. Все эти документы утверждаются приказом руководителя. Оригиналы документов и приказов с подписью директора хранятся затем в специальной папке. На этом же этапе можно составить и должностные инструкции.

Шаг 5. Оформление приема сотрудников. Лучше всего для каждого работника завести отдельную папку, куда будут подшиваться все документы, касающиеся его трудовой деятельности. Первым из них будет трудовой договор. Требования к его форме и содержанию содержат ст. 56 и 67 ТК РФ. Договор служит основанием для приказа (ст. 68 ТК РФ), с которым работник знакомится под роспись. Приказы по личному составу хранятся в отдельной папке. Далее на каждого сотрудника заводится личная карточка (форма Т-2). Их бланки можно купить в магазине канцтоваров. Для регистрации трудовых договоров и приказов по личному составу заводятся специальные журналы.

Шаг 6. Оформление трудовых книжек. В этот документ каждому работнику потребуется внести запись о приеме на работы, а затем о переводах, поощрениях, повышении квалификации и т.д. На сотрудников, которые трудоустраиваются в первый раз, трудовые книжки заводит работодатель. Для этого необходим запас чистых бланков. Купить их, а также журнал выдачи книжек и вкладышей к ним можно в магазинах канцтоваров. Трудовые книжки и журнал обязательно убираются в сейф.

Сроки хранения документов согласно Приказу

Для ООО кадровые документы являются обязательными даже в том случае, если у общества единственный учредитель и он же директор. Как минимум, потребуется приказ о приеме его на работу, а также штатное расписание. В такой ситуации ООО выступает работодателем для единственного работника. Но трудовой договор директор сам с собой не заключает.

Если же работников больше, то все необходимые кадровые документы для ООО будут теми же, что и в приведенном выше общем списке. Ведение их осуществляется в установленном законом порядке с использованием унифицированных форм.

Одним из направлений кадрового делопроизводства в 2017 г., как и ранее, будет организация хранения документов. Сроки, в течение которых документы хранятся у работодателя, определяются такими нормами, как ст. 22.1 Закона «Об архивном деле» и утвержденный Приказом Минкультуры Перечень (от 25.08.2010 г.). Сроки, обозначенные в этих нормативных документах, применяются всеми организациями. Однако имеется определенная специфика.

Все государственные или муниципальные организации сдают свою документацию, включая кадровую, на хранение в архив. Также поступают и крупные частные компании, которые заключают с госархивами соответствующий договор. Все же прочие организации организуют хранение сами. В том числе и постоянное. Но срок хранения для них будет определяться так: 10 лет обязательно, а дальше в зависимости от требований закона и практической надобности.

Для кадровых документов сроки хранения могут быть определены в годах или в формулировке «до минования надобности». Исчисляться время хранения будет с 1 января года, который следует за годом принятия документа. То есть, если документ создан в 2016 году и должен храниться 1 год, то уничтожить его можно не ранее 1.01.2018 г. Но лучше всего хранить все отмененные документы не менее 3 лет. Это срок давности по трудовым спорам. Если кто-то из сотрудников обратится в суд, могут потребоваться предыдущие версии кадровых документов.

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки – ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка – ст. 189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных – Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” (далее – Закон N 152-ФЗ) или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей – Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”).
Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов.

1. По степени обязательности:

  • обязательные документы – для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
  • рекомендательные документы – носящие рекомендательный характер;
  • специфические документы – зависящие от специфики конкретного учреждения.

2. По целевой принадлежности:

  • документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);
  • документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
Читайте так же:  Как получить кредит на авто без справки о доходах

3. По функциональному назначению:

  • внутренние локальные нормативные акты – определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);
  • информационно-расчетные документы – в них содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.);
  • документы, подтверждающие трудовую деятельность работников. Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;
  • распорядительные документы – документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);
  • журналы контроля и учета – журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно отнести:

  • штатное расписание;
  • трудовой договор (контракт);
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);
  • личную карточку (форма N Т-2);
  • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);
  • график отпусков (форма N Т-7);
  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);
  • табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);
  • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение по защите персональных данных работника;
  • трудовую книжку;
  • локальные акты по охране труда.

Штатное расписание

Приказ (распоряжение) о приеме на работу

График отпусков

График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Существует унифицированная форма графика отпусков N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1. Применяется она для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это.

Табели учета рабочего времени

Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии учреждения.

Трудовой договор

Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя. Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Примерная форма трудового договора и Рекомендации по его заключению установлены Приказом Минздравсоцразвития России N 424н .
——————————–
Приказ Минздравсоцразвития России от 14.08.2008 N 424н “Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме”.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ). Унифицированной формы данных правил не существует. Правила должны быть разработаны каждым работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и могут включать в себя следующие разделы: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. Например, если уволенный за прогул работник будет оспаривать это решение в суде, одним из аргументов в пользу работодателя станут правила внутреннего трудового распорядка, в которых прописаны начало и конец рабочего дня.

Положение по защите персональных данных работника

Трудовая книжка

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в учреждении свыше 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью.

Читайте так же:  Как оформить кредит наличными в сбербанке без справок

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Договор о полной материальной ответственности

Среди документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности (ст. ст. 243, 244 ТК РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России N 85 .
——————————–
Постановление Минтруда России от 31.12.2002 N 85 “Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности”.

Локальные акты по охране труда

Требования, предъявляемые к оформлению реквизитов и составлению текстов кадровых документов

Ответственность за ведение и сохранность кадровой документации

Мы рассмотрели основные особенности кадровых документов, которые должны быть утверждены организацией в обязательном порядке и при отсутствии которых проверяющий инспектор по труду вполне законно может привлечь учреждение к административной ответственности.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа (на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.) или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, – дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ). Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов – трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.)

Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируются Госархивом и Рострудинспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Кроме того, согласно ст. 5.39 КоАП РФ предусмотрена ответственность за неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо несвоевременное предоставление таких документов и материалов, непредоставление иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации: наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 500 до 1000 руб.

Н.Гридина
Эксперт журнала
“Учреждения культуры и искусства:
бухгалтерский учет и налогообложение”

Изображение - Перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2019 23423422330
Автор статьи: Виталий Потрясов

Позвольте представиться. Меня зовут Виталий. Я уже более 12 лет занимаюсь правоведением и юридическими наукам. Я считаю, что в настоящее время являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести в удобном виде всю нужную информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 4

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here