Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу

Предлагаем статью на тему: "правила оформления трудовой книжки при приеме на работу" с комментарием от профессионального юриста.

Порядок оформления трудовой книжки при приеме на работу

Основным документом, который содержит всю информация о взаимоотношениях с работодателем и подтверждает наличие трудового стажа, является трудовая книжка. Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу и увольнении регламентируется следующими нормативными актами:

  • Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу proxy?url=http%3A%2F%2Fhr-portal.ru%2Fimg%2Fop%2Fporjadok-zapolnenija-trudovoj-knizhki-pri-prieme-na-rabotuТрудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ с изменениями (далее – ТК РФ)
  • Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «>О трудовых книжках»> (далее – Правила)
  • Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «>Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых»> (далее – Инструкция).

Рассмотрим основные нормы, закрепленные в указанных документах касающиеся вопросов введение, учета и хранения документа, содержащего записи о трудоустройстве.

Нормы ТК РФ, которые регламентируют ведение, учет, хранение и порядок выдачи трудовых книжек

Среди документов, которые должен предъявить кандидат при поступлении на работу в обязательном порядке присутствует трудовая книжка (ст. 65 ТК РФ). Если по каким либо причинам у лица, поступающего на работу, трудовая книжка отсутствует (утрата, повреждение), на основании письменного заявления ему оформляется новая.

Исключение составляют случаи, когда данное место работы является для работника первым либо происходит оформление на работу на условиях совместительства. При таких обстоятельствах работодатель обязан оформить документ самостоятельно.

В статье 66 ТК РФ, закреплено положение о том, что трудовая книга является основным документом, в котором содержится информация о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о выполняемой работе, переводах и увольнениях, сведения о награждениях. Следует обратить внимание, что информация о наличии взысканий не отражается, исключение составляют только случаи, в виде взыскания происходит увольнение.

В соответствии со статьями 80 и 84.1, работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день, с внесенной информацией об основаниях и причинах прекращения трудового контракта. Запись должна быть сформулирована в соответствии с нормами ТК РФ, и содержать указание на конкретную норму.

Оформление трудовой книжки лицам, для которых данное место работы является первым, начинается с титульного листа. Категорически не рекомендуется вносить какие либо сведения без наличия подтверждающих документов. При этом необходимо помнить следующее:

1. Данные о фамилии, имени, отчестве и дате рождения вносятся в точном соответствии с документом, удостоверяющем личность. Как правило, в качестве такого документа предъявляется паспорт.

2. Сведения об образовании, специальности, профессии вносятся только после предоставления диплома, свидетельства, удостоверения, сертификата и др.

  1. Заполнение книжки производится ручкой черного, фиолетового или синего цвета.
  2. Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначный.
  3. Вся соответствующая информация вносится на государственном языке Российской Федерации –русском. В соответствии с пунктом 6 Правил, для отражения сведений дополнительно может быть использован государственный язык республики, входящий в состав российской федерации. Последний вариант возможен в , случае, если работодатель располагается на территории данной республики.
  4. Все данные, в том числе и запись о приеме в трудовую книжку, вносятся не позднее недельного срока после издания соответствующего приказа.
  5. Сведения вносятся в соответствии с текстом приказов.
  6. Запись об увольнении должна быть оформлена в день увольнения.
  7. Работник должен быть ознакомлен с каждой записью, вносимой в трудовую книжку под подпись в личной карточке.
  • Первоначально в третью графу раздела «Сведения о работе» необходимо внести полное и сокращенное наименование организации. Наименование должно соответствовать имеющимся учредительным документам – уставу, учредительному договору или положению.

На практике, для облегчения работы кадровой службы, допускается изготовление специального штампа, содержащего полное и сокращенное наименование организации. В случае достаточно большой текучести кадров, оттиск такого штампа может быть внесен вместо рукописной записи. Такой способ заполнения сокращает количество используемых строк, в случае если наименование организации включает в себя большое количество символов.

Все последующие записи должны производиться только от руки.

  • Под указанием названия организации, в первую графу вносится порядковый номер записи. Для определения порядкового номера следует обратиться к номеру последней зафиксированной записи по предыдущему месту работы, как правило, это запись об увольнении.

Например, если последний порядковый номер был 27 (запись об увольнении), при приеме на работу должен быть присвоен очередной порядковый номер —> 28.

  • После определения порядкового номера, во вторую графу вносится дата приема на работу сотрудника.
Читайте так же:  Со скольки лет можно взять автокредит

Внесение даты приема на работу является важным моментом, поскольку в дальнейшем подсчет трудового стажа ведется согласно датам, отраженным во второй графе. Неправильное внесение указанной даты, может повлечь за собой необоснованное сокращение и увеличение страхового стажа. Указанный алгоритм суммирования стажа, закреплен в Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа (Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 № 555).

  • В графе третьей должна быть отображена информация о принятии или назначении на должность с указанием, наименования структурного подразделения организации, должности, специальности или профессии.

Запись о совместительстве вносится в трудовую книжку кадровой службой по основному месту работы, после предоставления документа, который подтверждает факт работы по совместительству (п. 20 Правил).

Следует обратить внимание, что при внесении информации категорически запрещены какие либо сокращения и наименование должности или работы должно строго соответствовать штатному расписанию.

В случае, когда федеральным законодательством предусмотрено предоставление льгот или установление ограничений по определенным должностям, их наименования должны строго соответствовать тем, которые предусмотрены нормативно правовыми актами. Если запись в трудовой книжке о приеме на работу, а именно название должности отличается от предусмотренного наименования в Законе, у работника могут возникнуть сложности при назначении Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу proxy?url=http%3A%2F%2Fhr-portal.ru%2Fimg%2Fop%2Fzapis-o-prieme-v-trudovuju-knizhku

пенсии.

Например, в случае подсчета периода работы, связанного с вредным производством, сотрудники пенсионного фонда могут отказать в назначении льготной пенсии только лишь на основании того, что среди должностей, по которым предоставляется право на льготное начисления, данная должность отсутствует.

На сегодняшний день действуют:

  • Квалификационный справочник должностей служащих, утвержденный постановлением от 21.08.1998 № 37
  • Единый тарифно-квалификационный справочник профессий рабочих, отдельные выпуски которого утверждались ранее, а общие положения были приняты постановлением от 31.01.1985 № 31/3-30.

Указанные документы помогут также определить, какие наименование относится к категории должностей, а какие к профессиям. Очень часто работники кадровых служб вносят ошибочные записи о принятии на должность лиц рабочих профессий, например: «Принят на должность водителя». Между тем как правильной будет запись: «Принят водителем».

Другой распространенной ошибкой является неправильное указание порядка оформления на работу, а именно употребление слов: «назначен» или «принят». Здесь следует помнить следующее:

– Назначение имеет место только в строго определенных случаях, когда это прямо предусмотрено регламентирующими документами (законом, уставом, положением). Во всех остальных случаях следует употреблять глагол – «принят».

Еще одной распространенной ошибкой является неправильное толкование требования о точном соответствии записей про прием на работу приказу нанимателя. Часто сотрудники кадровой службы воспроизводят текст приказа (распоряжения) в трудовой книжке с указанием ненужных деталей, например:

  • сведений о срочном характере договора: «Принят на должность секретаря-референта по срочному трудовому договору» либо «Принят на должность экономиста на срок с 12.01.2012 по 31.05.2012»>
  • условия о наличии испытательного срока: «Принят на должность менеджера с испытательным сроком два месяца».

Несмотря на то, что все эти подробности действительно должны быть отражены в приказе приеме на работу, их отображение в трудовой книжке недопустимо, поскольку противоречит требованиям Инструкции и означает несоблюдение правил внесения записей в трудовую книжку.

Порядок заполнения трудовых книжек гласит о том, что запись о приеме на работу в трудовой книжке должна включать в себя только указание, места работы и кем принят человек. Особенности характера работы и другие условия трудоустройства у данного работодателя не должны быть отражены.

В соответствии с пунктом 26 Правил, необходимые изменения относительно фамилии, имени, отчества, даты рождения и образования сотрудника, вносятся по последнему месту работы. Для внесения поправок должно быть предоставлено документальное подтверждение, например: паспорт, свидетельство о браке, о рождении, о расторжении брака и др.

При необходимости внесения изменения фамилии, следует на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию, и внести новые данные. Аналогичный порядок предусмотрен для изменения имени, отчества, даты рождения. Соответствующее указание на документы, послужившие основанием для внесения изменений, должно быть сделано на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверено печатью предприятия (п. 2.3 Инструкции).

Изменения относительно образования, профессии или специальности, осуществляется путем простого дополнения уже внесенных записей без зачеркивания (п. 2.4 Инструкции).

В случае внесения ошибочной записи, исправление должно производиться по месту работы, где она была внесена. Исправление по новому месту работы может быть внесено только после предъявления официального документа от работодателя, который допустил ошибку (п. 27 Правил). Если допустивший ошибку работодатель ликвидирован, исправление может быть внесено на основании подтверждающего данный факт документа.

Читайте так же:  Регистрация индивидуального предпринимателя (ип) в челябинске

Следует помнить, что в раздел, который содержит сведения о работе, категорически запрещено вносить исправления путем вычеркивания неправильных записей. В соответствии с пунктом 30 Правил, для внесения изменений в данный раздел, необходимо сделать запись о признании ошибочной записи недействительной, после чего внести правильные данные.

Делопроизводство

Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F05%2F%25D0%25B7%25D0%25B0%25D0%25BF%25D0%25BE%25D0%25BB%25D0%25BD%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5

Трудовая книжка – документ, информирующий о сферах деятельности человека. Именно на нем акцентируется внимание при поступлении на работу и оформлении пенсии.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Инструкции и полезные советы помогут безошибочно делать необходимые записи.

  1. Постановление Правительства РФ N 225 — правила ведения и хранения трудовых книжек.
  2. Постановление Министерства Труда РФ N 69 — требования к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
  3. Трудовой кодекс: ст. 66 — трудовая книжка (ТК), особенности; ст. 192 – 193 – ответственность за несоблюдение порядка по ведению ТК; ст. 83 – расторжение договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
  4. Письмо Роструда от N 656-6-0 – ответственность за хранение ТК.
  5. Ст. 5.27 КоАП – последствия несоблюдения законодательства относительно ведения, учета и хранения книжек.

Ознакомиться с документами можно здесь:

На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.

Должностная инструкция обязательно прописывается в трудовом договоре и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.

Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).

Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.

Возможное наказание:

  • для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
  • для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.

Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.

Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:

  • самостоятельно предъявить ТК в требуемые инстанции;
  • предоставить сотруднику нотариально заверенную копию документа.

Предприятие обязано оформлять ТК на каждого сотрудника, проработавшего на постоянной основе больше 5 дней.

Аналогичное требование предъявляется по отношению к тем, кто принимает сезонных, временных или подлежащих социальному страхованию служащих.

Согласно законодательным актам, правила оформления книжек в 2018-2016 году остались неизменными.

Общий порядок заполнения таков:

  • каждая запись нумеруется сквозным типом;
  • вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
  • нельзя использовать сокращения;
  • дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
  • пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
  • все вносимые сведения заверяются печатью организации;
  • разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.

Получить ответ на этот вопрос поможет инструкция по заполнению трудовых книжек в 2018 г.

Заполняется, если работник впервые устраивается официально.

Содержит:

  • ФИО — указывается полностью. Данные берутся с паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
  • Дату рождения – прописывается с соблюдением рассмотренных выше правил.
  • Уровень образования – вносятся сведения из диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее и т. д.).
  • Профессию, специальность – указывается на основании документов об образовании.
  • Дату заполнения – проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
    Подпись владельца и кадровика (руководителя).
  • Печать — в трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.

Пример:

Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fzapolnenie-trudovoj-knizhki%2F%25D1%2582%25D0%25B8%25D1%2582%25D1%2583%25D0%25BB

Раздел, предназначенный для внесения информации о работе служащего. Здесь отмечается прием, перевод или увольнение.

Страница имеет четыре графы:

  • порядковый номер записи;
  • дата внесения изменений;
  • поле для записи – вписывается название компании (в том числе сокращенное), должность, наименование структурного подразделения;
  • номер и дату документа, повлиявшего на принятие решения.

Документом-основанием для внесения записи является приказ, заверенный печатью компании и подписью работодателя.

Пример:

Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fzapolnenie-trudovoj-knizhki%2F%25D1%2581%25D0%25B2%25D0%25B5%25D0%25B4%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D1%258F-%25D0%25BE-%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25B1%25D0%25BE%25D1%2582%25D0%25B5

Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.

Все они предусмотрены ТК РФ или коллективным договором, но предоставляются непостоянно.

Читайте так же:  Оплата страховых взносов в пфр для ип

Как заполнить эту страницу:

  • в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
  • в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
  • в последнем столбце — дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.

Пример показан на рисунке:

Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fzapolnenie-trudovoj-knizhki%2F%25D1%2581%25D0%25B2%25D0%25B5%25D0%25B4%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D1%258F-%25D0%25BE-%25D0%25BD%25D0%25B0%25D0%25B3%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25B6%25D0%25B4%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D1%258F%25D1%2585

Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение – расторжение трудового договора.

Как составляется ходатайство о приеме на работу сотрудника? Узнайте тут.

Бывают ситуации, когда сотрудник был уволен незаконно и обратился в суд.

При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.

В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.

Образец записи представлен на рисунке:

Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fzapolnenie-trudovoj-knizhki%2F%25D0%25B2%25D0%25BE%25D1%2581%25D1%2581%25D1%2582%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25BB%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5

При увольнении запись в ТК должна вноситься своевременно и совпадать с числом, отмеченным в приказе.

В противном случае, у организации могут возникнуть конфликты с контролирующими инстанциями. Это грозит выплатой административного штрафа и материальной компенсации сотруднику.

Для предотвращения негативных последствий необходимо в день увольнения внести следующие записи:

  • №2 – дата расторжения договора (последний рабочий день — день увольнения);
  • №3 – сведения о происходящем событии: причины и ссылки на статьи законодательства;
  • №4 – реквизиты документа, на основании которых происходит увольнение.

В трудовой книжке ставится печать, подпись кадровика (руководителя) и бывшего работника.

Образец за 2018-2016 г. представлен на рисунке:

Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fzapolnenie-trudovoj-knizhki%2F%25D1%2583%25D0%25B2%25D0%25BE%25D0%25BB%25D1%258C%25D0%25BD%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5

В случае увольнения из-за смерти работника законодательство требует вносить в ТК правильную запись – о прекращении договора по независимым от воли сторон обстоятельствам (п. 6 ст. 83 ТК РФ).

Обязательно указывается дата смерти, отмеченная в свидетельстве (предъявляют родственники). Поле для подписи, подтверждающей ознакомление, остается пустым.

Образец заполнения:

Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fzapolnenie-trudovoj-knizhki%2F%25D1%2581%25D0%25BC%25D0%25B5%25D1%2580%25D1%2582%25D1%258C

Иногда в документ вносится неправильная запись, но по установленным правилам зачеркивания недопустимы.

Единственный способ все исправить – считать запись в трудовой книжке недействительной.

Для этого в графах таблицы «Сведения о работе» пишется:

  • №1 – порядковый номер записи;
  • №2 – дата внесения исправления;
  • №3 – информация о признании записи недействительной.

Затем записываются достоверные данные. В последней колонке отмечаются реквизиты документа, на основании которого сделаны исправления.

Так происходит аннулирование ошибочной записи:

Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fzapolnenie-trudovoj-knizhki%2F%25D0%25B7%25D0%25B0%25D0%25BF%25D0%25B8%25D1%2581%25D1%258C-%25D0%25BD%25D0%25B5%25D0%25B4%25D0%25B5%25D0%25B9%25D1%2581%25D1%2582%25D0%25B2%25D0%25B8%25D1%2582%25D0%25B5%25D0%25BB%25D1%258C%25D0%25BD%25D0%25B0

Обязательно делается запись в ТК, иначе у сотрудника могут в дальнейшем возникнуть проблемы с Пенсионным Фондом при определении трудового стажа.

Использование двух разных печатей введут в заблуждение.

Чтобы этого не произошло, специалист отдела кадров проставляет:

  • в графе 3 – название компании, информацию о переименовании, дату.
  • в графе 4 – основание вносимых изменений (приказ работодателя, дата и номер).

Пример заполнения:

Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fzapolnenie-trudovoj-knizhki%2F%25D0%25BF%25D0%25B5%25D1%2580%25D0%25B5%25D0%25B8%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5

Если книжка закончилась, необязательно заводить новую – достаточно вставить специальный вкладыш.

Он оформляется и заполняется по принципу, аналогичному оформлению ТК, только понадобится его вшить – так гласят установленные правила.

Пример представлен ниже:

Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fzapolnenie-trudovoj-knizhki%2F%25D0%25B2%25D0%25BA%25D0%25BB%25D0%25B0%25D0%25B4%25D1%258B%25D1%2588

Законодательство не регламентирует особенности вшивания. Большинство предприятий используют жесткие нитки, делают 4 прокола и крепят лист в конце трудовой книжки.

Специалист обязан указать в ней серию и номер вкладыша, который обязательно заверяется печатью.

Как сделать выписку из трудовой книжки? Образец записи вы найдете тут.

Информация про восстановление трудовой книжки через Пенсионный Фонд — здесь.

Дубликат может понадобиться:

  • в случае утери книжки;
  • в результате износа или серьезных физических повреждений;
  • при наличии записей, отмененных по решению суда;
  • в случае ЧП на предприятии (копии могут выпускаться массово).

Кадровик обязан выдать сотруднику новую ТК в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления. На титульном листе готового документа обязательно наличие надписи «Дубликат».

Пример:

С.С. Сидоров потерял свою трудовую книжку, поэтому 15.07.2016 подал заявление на изготовление дубликата.

Новый документ сотрудник получил 01.08.2016:

Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Fzapolnenie-trudovoj-knizhki%2F%25D0%25B4%25D1%2583%25D0%25B1%25D0%25BB%25D0%25B8%25D0%25BA%25D0%25B0%25D1%2582

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка — документ, необходимый служащим для учета стажа и занимаемых должностей.

Индивидуальный предприниматель не является работником. Самостоятельно делать запись в книжку не нужно. Учет трудового стажа ИП осуществляется с момента постановки на учет в ФНС и отчисления взносов в ПФР.

Когда ИП нанимает сотрудников, он должен соблюдать наравне с юридическими лицами правила ведения, учета и хранения ТК.

Иначе будет нести ответственность на нарушение — штраф 1000-5000 руб. или остановка деятельности на 3 месяца.

Распространенные ошибки и неточности:

  • неправильное написание ФИО;
  • неполная информация об образовании сотрудника;
  • отсутствие необходимых подписей (работника и кадровика);
  • занесение сведений в несоответствующий раздел.

Законодательство РФ изменчиво, поэтому не забывайте периодически проверять актуальность правил ведения трудовых книжек.

Читайте так же:  Можно ли оплатить квартплату с банковской карты через интернет

Проявление внимательности к работе с документами и знание особенностей внесения записей позволит избежать многих разногласий с сотрудниками и контролирующими органами.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область – +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область – +7 (812) 309-85-28
    • Регионы – 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу proxy?url=http%3A%2F%2Finfo-personal.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F08%2Ftrudovaya-knizhka

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса РФ). В настоящее время трудовая книжка является основным, хотя и не единственным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже физического лица (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Рассмотрим порядок оформления трудовых книжек при приеме на работу нового сотрудника.

В Российской Федерации действуют следующие формы трудовых книжек, обладающие одинаковой силой: образцов 1939 г. , 1974 г. и 2004 г. Причем имеющиеся у работников трудовые книжки образцов 1939 г. и 1974 г. действительны и обмену на новые не подлежат. Между тем если к вам устраивается сотрудник, не имеющий трудовой книжки, то ее следует оформить по форме, действующей с 2004 г.

В настоящее время на территории России трудится много работников из стран СНГ. По данным сотрудникам возникает вопрос корректности внесения записей в трудовые книжки образца тех стран, откуда прибыли эти лица. Роструд в письме от 15.06.2005 N 908-6-1 высказался относительно представления работниками украинских трудовых книжек. Чиновники отметили, что трудовые книжки украинского образца, представляемые гражданами Украины, не соответствуют форме, признаваемой на территории РФ. Поэтому работодатель должен завести на данных работников новые трудовые книжки. При этом никаких записей об общем (непрерывном) трудовом стаже в трудовую книжку российского образца не переносится.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).

Бухгалтеру следует ознакомиться с документами, в которых прописаны требования по ведению трудовых книжек:

— Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила);

— Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).

Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов/распоряжений работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказов/распоряжений (п. 10 Правил).

Записи следует производить перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цветов. Не допускаются какие-либо сокращения (например, “пр.” вместо “приказ”). В разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не разрешено. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных (п. 1.1 Инструкции и п. 30 Правил).

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

Сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовых книжек заполняют следующим образом (п. 1.1 и 2.1 Инструкции):

— фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращения, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

— дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Запись производится арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, “31.10.1980”;

— запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляют на основании аттестата, удостоверения, диплома и т.п. Запись о неоконченном образовании может быть произведена на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.; — профессию и/или специальность указывают на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Читайте так же:  Закрыть ип через портал госуслуги

Отметим, что основное общее образование и среднее общее образование подтверждают соответствующими аттестатами, среднее профессиональное образование — дипломом о среднем профессиональном образовании. Это следует из ч. 6 ст. 60 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ “Об образовании в Российской Федерации” (далее — Закон об образовании).

Высшее профессиональное образование включает в себя бакалавриат, специалитет, магистратуру и подготовку кадров высшей квалификации (ч. 5 ст. 10 Закона об образовании). Соответственно, подтверждающими документами являются диплом бакалавра, диплом специалиста, диплом магистра, дипломы об окончании аспирантуры (адъюнктуры), ординатуры, ассистентуры-стажировки (ч. 7 ст. 60 Закона об образовании).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать организации (печать кадровой службы) (п. 2.2 Инструкции).

Отметим, что при оформлении титульного листа трудовой книжки многие кадровики теряются, доходя до графы “Дата заполнения”. Дело в том, что в Инструкции сказано, что во всех разделах книжки даты отражают арабскими цифрами. В форме трудовой книжки, которая утверждена постановлением Правительства России от 16.04.2003 N 225, на дату заполнения на титульном листе отведена длинная строка. В отличие от нее, в образце трудовой книжки, который утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н, длина поля для месяца подразумевает буквенное обозначение. Поэтому часть экспертов говорит о правильности буквенно-цифрового обозначения даты. На наш взгляд, в данном случае следует использовать только цифровой способ оформления, т.к. в Инструкции это четко прописано.

Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления

При оформлении титульного листа трудовой книжки действительно возникают трудности при принятии решения о том, как правильно сделать запись даты ее заполнения. Не оспаривая мнение автора о правильности цифрового способа заполнения этой даты, следует помнить, что основной смысл и значение любой записи в трудовой книжке — передача информации в наиболее защищенной от подделки форме. Из этого можно сделать вывод, что буквенно-цифровой способ оформления дат более защищен от подделок по сравнению с цифровым способом. Не случайно при оформлении нотариальных документов даты на них оформляются буквенным способом.

Хотелось бы обратить внимание еще на один момент — правильность простановки печати на титульном листе трудовой книжки. В соответствии с п. 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Однако следует иметь в виду, что при оформлении пенсионных дел специалисты ПФ РФ с “лупой в руках” исследуют текст печати. Печать должна содержать все необходимые данные о регистрации юридического лица. Поэтому печать кадровой службы для этих целей не может быть достаточной. Печать должна проставляться ярко, понятно для чтения, без смещений. Неисполнение данных требований приводит к тому, что специалисты служб ПФ РФ ставят под сомнение факт выдачи трудовой книжки надлежащим образом и в случае стирания печати за долгие годы использования этого документа просят подтвердить факт начала трудовых отношений по документам из архивных служб.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. Для этого работник подает письменное заявление с указанием причины ее отсутствия (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Обратите внимание: в данном случае речь идет именно о новой книжке, а не о ее дубликате.

Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной см. в Примере 1.

Изображение - Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу 23423422330
Автор статьи: Виталий Потрясов

Позвольте представиться. Меня зовут Виталий. Я уже более 12 лет занимаюсь правоведением и юридическими наукам. Я считаю, что в настоящее время являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести в удобном виде всю нужную информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 3.4 проголосовавших: 24

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here